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Etapas de una línea de gasto o ingreso
A medida que pasa el tiempo, cualquier gasto o ingreso suele seguir un recorrido natural: primero, se estima cuánto puede costar o cuánto se podría ingresar por un producto o servicio; luego, se solicitan o emiten presupuestos a clientes y proveedores, y se anotan las diferentes propuestas; finalmente, se adjudica y se lleva a término el pago o ingreso.
Weikos permite reflejar la evolución de cada línea de gasto o ingreso en tres etapas básicas:
1. Estimación
Hace referencia a aquellos gastos o ingresos previstos. En esta etapa, los datos son estimativos —en base a la experiencia o las expectativas—, pero necesitan quedar reflejados.
Gracias a estas estimaciones iniciales, es posible planificar los futuros gastos o ingresos —por líneas individuales o en su conjunto— que va a tener la entidad (por ejemplo, al inicio de la temporada). Asimismo, la institución podrá calcular la desviación que ha tenido lugar entre esta estimación inicial y cuando finalmente se ejecuta (por ejemplo, al final de la temporada).
Área “Estimación”
En el área “Estimación” de una línea de gasto o ingreso la información se desglosa de la siguiente manera:
La línea superior muestra tres campos de introducción de datos:
Fecha de estimación: fecha en la que se crea o registra el gasto o ingreso estimado.
Base imponible: importe del gasto o ingreso estimado sin impuestos ni retenciones.
Impuestos: donde añadir los impuestos o retenciones que repercutirán sobre la base imponible.
La línea inferior muestra cuatro campos donde se muestran automáticamente —a modo de resumen— los importes totales una vez aplicados los impuestos, retenciones y sus diferentes combinaciones.
Impuestos: muestra el importe que suponen los impuestos, teniendo en cuenta la base imponible indicada.
Retenciones: muestra el importe que suponen las retenciones, teniendo en cuenta la base imponible indicada.
Total sin retenciones: muestra la base imponible más los impuestos, pero sin las retenciones.
Total: muestra la base imponible más los impuestos y retenciones.
Artículo relacionado: Añadir una estimación a una línea de gasto o ingreso
2. Presupuesto
Hace referencia a la etapa en que se recibe y registra una o varias propuestas para un gasto o ingreso determinado.
Weikos permite registrar múltiples propuestas en una misma línea de gasto o ingreso, incluyendo los datos sobre proveedores, importes y tasas, y los correspondientes documentos en formato digital.
Esta etapa, no obstante, es opcional: puede darse el caso de que una estimación pase directamente a la etapa de ejecución o que se ejecute directamente un presupuesto de años anteriores.
Área “Presupuestos”
En el área “Presupuestos” de una línea de gasto o ingreso la información se desglosa de la siguiente manera:
Existen varios campos de introducción de datos:
Proveedor: entidad o persona que ha presupuestado el suministro de un producto o servicio. Se debe seleccionar entre las registradas previamente en el sistema.
Número: número o código del presupuesto que ha indicado el preveedor.
Fecha: fecha en la que se emite el presupuesto recibido, tal y como aparece en el documento enviado por el proveedor. En ausencia de esta, haría referencia a la fecha en la que se registra ese presupuesto en Weikos.
Base imponible: importe de lo presupuestado sin impuestos ni retenciones.
Impuestos: donde añadir los impuestos o retenciones que repercutirán sobre la base imponible.
La línea inferior muestra cuatro campos donde se muestran automáticamente —a modo de resumen— los importes totales una vez aplicados los impuestos, retenciones y sus diferentes combinaciones.
Impuestos: muestra el importe que suponen los impuestos, teniendo en cuenta la base imponible indicada.
Retenciones: muestra el importe que suponen las retenciones, teniendo en cuenta la base imponible indicada.
Total sin retenciones: muestra la base imponible más los impuestos, pero sin las retenciones.
Total: muestra la base imponible más los impuestos y retenciones.
Finalmente, existe una zona donde incluir el documento relativo a ese presupuesto particular.
Es posible añadir varios presupuestos diferentes, con sus respectivas áreas de datos y documentos.
Artículo relacionado: Añadir un presupuesto a una línea de gasto o ingreso
3. Ejecución
Hace referencia a la última etapa, cuando se formaliza el importe planificado para un gasto o ingreso.
Una vez se ha considerado la estimación inicial o se ha seleccionado uno de los presupuestos recibidos, se define aquello que se va a ejecutar (o “tipo de ejecución”: factura, salario u otros) y se procede al registro de todos los datos: cliente o proveedor, importes y tasas, documentos en formato digital, etc.
Área “Ejecución”
En el área “Ejecución” de una línea de gasto o ingreso, la información que se muestra depende del tipo de ejecución de que se trate: si una factura, un salario u otro tipo en el caso de una línea de gasto, o solo la opción de factura en el caso de una línea de ingreso.
Factura u otro tipo de ejecución
Los tipos de ejecución “Factura” y “Otro” comparten los mismos campos. Cuando se seleccionan, los datos se distribuyen de la siguiente manera:
Proveedor: entidad o persona que ha presupuestado el suministro de un producto o servicio. Se debe seleccionar entre las registradas previamente en el sistema.
Número: número o código del presupuesto que ha indicado el preveedor.
Fecha: fecha en la que se emite el presupuesto recibido, tal y como aparece en el documento enviado por el proveedor. En ausencia de esta, haría referencia a la fecha en la que se registra en Weikos.
Base imponible: importe de lo presupuestado sin impuestos ni retenciones.
Impuestos: donde añadir los impuestos o retenciones que repercutirán sobre la base imponible.
La línea inferior muestra cuatro campos donde se muestran automáticamente —a modo de resumen— los importes totales una vez aplicados los impuestos, retenciones y sus diferentes combinaciones.
Impuestos: muestra el importe que suponen los impuestos, teniendo en cuenta la base imponible indicada.
Retenciones: muestra el importe que suponen las retenciones, teniendo en cuenta la base imponible indicada.
Total sin retenciones: muestra la base imponible más los impuestos, pero sin las retenciones.
Total: muestra la base imponible más los impuestos y retenciones.
Finalmente, existe una zona donde incluir un documento, así como la zona donde indicar los diferentes estados y fechas de la ejecución, que comentaremos más adelante.
Salario
Al seleccionar como tipo de ejecución la opción “Salario”, los datos se distribuyen de la siguiente manera:
Total sin retenciones: cantidad total que gana la persona trabajadora antes de aplicar deducciones o retenciones (como impuestos o contribuciones a la seguridad social).
Total devengado: suma de todas las compensaciones que recibe la persona trabajadora por su trabajo, incluyendo salario base, horas extras, bonificaciones u otros beneficios adicionales.
Total líquido: cantidad que recibe finalmente la persona trabajadora después de que se hayan deducido todas las retenciones y deducciones de su salario bruto.
Coste total S.S.: suma total de todas las contribuciones que la persona empleadora y empleada hacen a la Seguridad Social en nombre de la persona trabajadora.
Total retenido: cantidad total de dinero que se retiene o deduce del salario bruto de la persona trabajadora para cubrir impuestos, contribuciones a la seguridad social u otras deducciones obligatorias.
Artículo relacionado: Añadir una ejecución a una línea de gasto o ingreso
Estados de la ejecución
Cualquiera que sea el tipo de ejecución, Weikos permite especificar tres estados que tienen lugar durante el proceso de ejecución:
Registrado | Primera fase, donde el gasto o ingreso ha sido procesado y se introduce en Weikos. Por ejemplo, la entidad recibe una factura de un proveedor y la introduce en la plataforma: ese gasto queda, por tanto, registrado. |
Validado | Segunda fase, donde el gasto o ingreso ha sido revisado y aprobado por la persona encargada. Por ejemplo, se comprueba que el importe es el pactado o el servicio se ha completado y el importe se valida para proceder a su pago. |
Pagado (gastos) o Cobrado (ingresos) | Tercera y última fase, donde la entidad emite el pago o recibe el ingreso, y lo registra en Weikos. |
Además de marcar los diferentes estados de la ejecución, Weikos permite registrar las fechas concretas en las que tiene lugar cada una de estas fases:
Fecha de registro: fecha en que se el gasto o ingreso ha sido proceso e introducido en el sistema.
Fecha de validación: fecha en que el gasto o ingreso ha sido revisado y aprobado.
Fecha de pago (gastos) o cobro (ingresos): fecha en que el gasto o ingreso ha sido emitido o recibido.
Fecha de vencimiento: fecha límite en la que debe ejecutarse el gasto o ingreso.
Artículo relacionado: Cambiar el estado de una ejecución
Contabilizado
Una vez se han ejecutado las líneas de gasto o ingreso, Weikos permite marcar si han sido contabilizadas, por ejemplo, en un software externo que utiliza la entidad específicamente para llevar la contabilidad.