Gestionar los roles de acceso

Lo que cada persona ve y puede hacer en la web lo decide el rol de acceso de su contrato. Los roles se consultan y se editan en los ajustes de la institución, y se asignan en cada contrato. Los roles nuevos se crean duplicando uno que ya existe. En las apps de iPhone y Android las pestañas son las mismas para todos, sea cual sea su rol.

Ver qué rol tiene una persona

Entra en Personas › Administración › Contrataciones y abre su contrato.
La tarjeta Especialidad y puesto muestra su Rol de acceso.

Consultar qué permite cada rol

Entra en Configuración › Ajustes generales › Equipo › Roles de acceso. Esta tarjeta solo aparece si tu rol de acceso permite editar roles.
Verás los Roles predefinidos, que mantiene Weikos y no se pueden editar, y los Roles personalizados de tu institución.

Los roles predefinidos permiten:

Administrador: gestionar todo en su institución, también los roles de acceso.
Administrativo: personas, contratos, proyectos, finanzas y el control horario de toda la institución, y todos los ajustes salvo los roles de acceso.
Producción: lo mismo que Administrativo, con dos diferencias: en gastos e ingresos solo ve los que tiene asignados, como responsable o como quien los registró, y del control horario solo ve sus propios registros, no los del equipo. Además, los datos personales de los contratos de otras personas los ve recortados, y por eso no genera ni descarga sus documentos: lo explica Limitar los datos personales del contrato.
Músico: su calendario, sus proyectos y las partituras de su instrumento, su contrato, sus ausencias y su control horario. No ve el equipo ni los ajustes generales.
Director: lo mismo que Músico, con todas las partituras de sus proyectos.
Usuario básico: es el de quien no tiene contrato vigente. No aparece en la lista.

Crear un rol

En Roles de acceso, abre el rol que más se parezca al que necesitas y pulsa el icono Duplicar de la barra de acciones, arriba a la derecha.
Escribe el nombre y la descripción, y pulsa Crear rol.
En el rol nuevo, elige cada apartado a la izquierda y marca sus Acciones con su Alcance.
Pulsa Guardar, en la barra de acciones. Guarda el rol entero, con todos sus apartados, no solo el que tienes abierto. El cambio afecta a todas las personas que tienen ese rol.

En un rol predefinido no hay nada que guardar: su barra de acciones solo tiene el aspa Cerrar, que vuelve al listado, y Duplicar.

Deja siempre marcados Visión general y Calendario. Son las dos secciones por las que se entra: un rol al que le falte alguna de las dos deja a la persona en No tienes acceso a esta sección nada más entrar, sin menú lateral y sin forma de ir a ningún sitio.

En Bloques y campos, casi todos los bloques solo informan: muestran el nivel que dan las acciones, Sin acceso, Solo ver o Ver y editar. Los datos personales de los contratos sí se eligen por separado.

Con el alcance Sus agrupaciones, el rol trabaja solo con lo de las agrupaciones de la persona: la de su contrato o, si el contrato no tiene agrupación, las que incluye su departamento. En los servicios, en los proyectos en los que está su agrupación ve todos y cambia los que llevan su agrupación y los que no llevan ninguna, como los montajes o las descargas. Los que son solo de otras agrupaciones los consulta sin cambiarlos, y nunca marca ni quita agrupaciones que no son suyas. En los documentos, ve los de su agrupación y los de toda la institución, pero solo sube, edita y borra los de su agrupación, y de los personales, solo los de su gente. Si das este alcance a una persona cuyo contrato no tiene agrupación ni un departamento con agrupaciones, el contrato te avisa: no vería nada de esas secciones.

Con el alcance Su departamento, en Contratos, Ausencias, Ausencias colectivas y Control horario, el rol trabaja con las personas cuyo contrato está en su departamento o en alguna agrupación de su departamento. Si la persona no tiene departamento en su contrato, el contrato también te avisa.

En Desempeño del equipo hay además el alcance Su instrumento: la persona ve el desempeño de quienes tocan su instrumento o uno de su familia en sus agrupaciones. Ver el desempeño y Comparar personas se dan aparte de ver el equipo; lo explica Ver y comparar el desempeño del equipo.

Reparto por servicio también tiene Su instrumento: la persona ve el reparto de su instrumento en la plantilla del proyecto, y en percusión el de toda la sección, sea de la agrupación que sea. Lo explica Repartir los músicos por servicio.

Limitar los datos personales del contrato

Puedes decidir, bloque a bloque, cómo ve un rol la identidad, el contacto y los datos bancarios de los contratos de otras personas. Cada persona ve siempre sus propios datos completos.

En el rol, elige el apartado de contratos a la izquierda y baja hasta Bloques y campos.
En Datos de identidad, Datos de contacto o Datos bancarios, elige Sin acceso, Enmascarado, Solo ver o Ver y editar. «Ver y editar» solo se puede elegir si el rol puede editar contratos.
Despliega el bloque para ver cómo le llega cada dato al rol: Siempre visible, como el nombre y los apellidos; Últimos 4 caracteres, como el número de documento; Oculto, como la dirección; o No llega, como la fecha de nacimiento.
Si pasas un bloque de «Solo ver» o «Ver y editar» a «Enmascarado» o «Sin acceso», te pide confirmarlo en Este rol dejará de ver completos los datos personales: el rol dejará de poder generar y descargar el contrato, la copia básica y el certificado, porque llevan esos datos completos. Pulsa Enmascarar para seguir.
Pulsa Guardar.

Con los datos enmascarados, el rol los ve recortados en la ficha del contrato, con un candado, sin poder copiarlos ni cambiarlos, y también en las exportaciones, como el censo de trabajadores o el listado de participantes de la plantilla.

Reservar los importes de algunos contratos

Los importes del contrato (sueldo, caché, servicios, dietas y total) también se limitan por rol, en el bloque Condiciones económicas. Además, hay contratos que se tratan aparte, como los de directores y solistas, cuyos cachés negocia la dirección: son los contratos reservados.

Cada bloque de los contratos tiene una segunda línea, En contratos reservados, con su propio nivel. Por ejemplo, un rol de producción puede ver los importes de todos los contratos menos los de los reservados.
Solo quien tiene «Ver y editar» en los importes de los reservados ve y cambia el interruptor Contrato reservado de la ficha del contrato, en «Detalles del contrato». Para el resto, el contrato se ve sin los importes y sin ninguna marca.
Qué especialidades nacen reservadas se decide en las preferencias de contratos, en «Por especialidad», con Nace como reservado. Vienen marcados director, solista, profesor, compositor, agrupación solista y agrupación colaboradora.

Asignar un rol a una persona

Abre su contrato y, en la tarjeta Especialidad y puesto, pulsa Editar. Pulsa Siguiente para pasar a Puesto y datos.
Elige el Rol de acceso. Si también cambias el Puesto de trabajo, elígelo antes: al elegir un puesto se aplica su rol por defecto.
Pulsa Aplicar y guarda el contrato con Guardar.
Pide a la persona que recargue la página para ver los cambios.

Desactivar o eliminar un rol

Para dejar de ofrecer un rol, apaga Activo. Quien ya lo tiene lo conserva, con sus permisos.
Para eliminarlo, pulsa la papelera › Eliminar rol. Solo se puede si no está asignado a ningún contrato, tampoco a contratos que ya han terminado.

Si no funciona

Entra y solo ve No tienes acceso a esta sección, sin menú lateral. A su rol le falta «Visión general» o «Calendario». Edita el rol, marca las dos, guarda y pídele que recargue.
Podía exportar o guardar algo y ahora no. Tres cosas piden desde el 29/09/2026 un permiso propio, y lo que falta es ese permiso: exportar el censo de trabajadores pide la acción «Exportar» de contratos; exportar el material de un proyecto con precios y titularidades pide el permiso de inventario (el listado simple, el de repartir y cargar, no); y guardar en el expediente el documento generado de un contrato pide poder editar ese contrato, aunque descargarlo siga pidiendo solo su permiso de descarga.
Con el alcance Sus agrupaciones no puede cambiar un servicio. Ese servicio es solo de otras agrupaciones: lo ve, pero no lo cambia. Que lo haga alguien con alcance de toda la institución, o añade su agrupación al servicio.
A tu compañero no le aparece un menú. Su rol no incluye ver esa sección, y el menú oculta lo que no puede ver. Si tiene un rol personalizado, añádele el permiso; si tiene uno predefinido, asígnale otro rol o duplica el suyo y ajústalo.
Le sale No tienes acceso a esta sección. Su rol no incluye esa página, aunque llegue a ella desde un enlace o desde una tarjeta de Ajustes generales. Revisa su rol.
Tiene varios contratos. Lo que ve depende de lo que elija arriba en Rol y Contrato. Que elija un solo contrato.
Con Todos no puede crear nada. Pasa cuando tiene contratos en varias instituciones o varios en la misma: el botón para añadir sale desactivado o aparece Se necesita un contrato activo. Que elija un contrato en Contrato; lo explica Trabajar con varias instituciones.
No encuentras Roles de acceso. Solo aparece si tu rol de acceso permite editar roles. Habla con quien administra tu institución.
Sale No puedes cambiar el rol de acceso de tu propio contrato. Debe hacerlo un administrador. Otra persona administradora tiene que cambiarlo. Si sale Solo un administrador puede cambiar este rol de acceso, el rol actual permite gestionar roles y solo lo puede cambiar un administrador.
Has cambiado el puesto de trabajo y ha cambiado el rol. Al elegir un puesto se aplica su rol por defecto. Vuelve a elegir el rol después del puesto.
Quieres dejar de usar un rol predefinido. Su interruptor Activo lo desactiva solo para tu institución: quien ya lo tiene lo conserva y deja de ofrecerse en los contratos nuevos. Si es el rol por defecto de alguna especialidad, te preguntará qué rol recibirán a partir de ahora.
Al eliminar un rol sale No se puede eliminar. El rol sigue asignado a algún contrato, aunque ya haya terminado. Asigna otro rol a esos contratos.
Quieres que alguien vea la ficha de una persona pero no sus datos bancarios. En los contratos se puede: elige Enmascarado o Sin acceso en Datos bancarios, como explica Limitar los datos personales del contrato. En el resto de fichas, lo que ve cada rol se decide por apartado completo, con sus Acciones.
No puede generar ni descargar el contrato de una persona. Su rol ve recortados los datos personales de ese contrato, y los documentos los llevan completos: en la ficha, la tarjeta de documentos solo muestra un aviso. Que lo genere alguien que los vea completos, o cambia ese bloque en su rol.

Si con el rol correcto, un solo contrato elegido y la página recargada la persona sigue sin ver la sección, ve más de lo que debería o ve datos de otra institución, escríbenos a help@weikos.io con el nombre del rol y de la sección.

Nunca te pediremos por correo tu contraseña ni tus datos bancarios. Si recibes un mensaje que te los pida en nombre de Weikos, no respondas y escríbenos a help@weikos.io.