Proponer un contrato

Un contrato se propone al pasarlo a Pendiente y guardarlo: la persona recibe un aviso y lo ve en su cuenta de Weikos, en la web o en las apps, para aceptarlo o rechazarlo. Los contratos se crean y se proponen desde la web.

Proponer un contrato

Crea el contrato. Para uno estable, entra en Personas › Administración › Contrataciones y pulsa Añadir. Para uno por proyecto, abre el proyecto, entra en Contratos y pulsa Añadir. El contrato empieza en No definido.
En Datos personales, pulsa Buscar músico..., busca a la persona y pulsa Añadir al contrato.
Si no la encuentras, elige Introducir datos manualmente y escribe sus datos y su email. Si ya tiene cuenta en Weikos con ese email, el contrato se une a su cuenta al proponérselo; si no, se unirá cuando se registre con ese mismo email. También puedes invitarla a Weikos.
Deja activado Acceso a Weikos. Si lo desactivas, el contrato es de uso interno: la persona no lo verá ni recibirá avisos.
En ¿Qué contratamos?, que se abre sola en un contrato nuevo, elige la especialidad, el puesto y el rol de acceso, y pulsa Aplicar. La especialidad trae también el tipo de contrato y, con él, si el contrato lleva control horario; los dos se pueden cambiar en Detalles del contrato. Después rellena Detalles del contrato y Vigencia del contrato. En los contratos de músico, solista o profesor, indica el instrumento: sin él, el contrato no sale de No definido.
En Estado, elige Pendiente y pulsa Guardar y notificar. En ese momento se le propone el contrato. El botón dice «Guardar y notificar» cuando al guardar sale un aviso, y al pasar el ratón por encima ves a quién llega; si dice solo Guardar, no se avisa a nadie.

En Detalles del contrato, junto a la jornada, Días laborables indica qué días trabaja la persona y si trabaja en festivos. Vienen rellenados con los de su agrupación, su especialidad o tu institución, y se cambian pulsándolos. Con ellos se cuentan sus ausencias en días laborables.

En un contrato por proyecto, Weikos puede proponer el caché a partir de sus servicios, por servicio o por día de trabajo: lo explica Calcular el caché de un contrato por proyecto.

Para cambiar los días laborables de varios contratos a la vez, márcalos en Contrataciones y pulsa Acciones › Cambiar días laborables…. Antes de aplicarlo te dice cuántos cambian y cuáles no puedes cambiar. Sus ausencias en días laborables que aún no han terminado se vuelven a contar con los días nuevos.

La persona recibe el aviso si tu institución tiene activada la notificación Invitación a un contrato, que viene activada. Responde desde su cuenta, en la web, el iPhone o Android. Si tu institución le pide datos obligatorios o requisitos, los completa al aceptar: lo explica la guía Aceptar un contrato.

Plazo para responder

Si tu institución o la agrupación del contrato tienen plazo para responder, al pasarlo a Pendiente sale Plazo de respuesta con la fecha ya puesta: el día del envío más los días del plazo. Cámbiala si quieres dar más tiempo a esa persona; «Restaurar» la devuelve a la que toca. Reenviar la invitación no cambia el plazo.

Si la persona no responde antes de las 23:59 de ese día, el contrato pasa a rechazado sin avisar a nadie y queda como Sin respuesta en plazo. Ya no puede aceptarlo, pero sí añadir un motivo. Para volver a proponérselo, pásalo otra vez a Pendiente: el plazo empieza de nuevo ese día. Lo mismo si ya lo había aceptado o rechazado: volver a Pendiente es una oferta nueva y la fecha sale ya cambiada a la que toca. Sin respuesta en plazo solo se ve mientras el contrato está rechazado; al cambiarle el estado queda en el historial.

Mientras la oferta está pendiente, el menú de la persona en la plantilla del proyecto (botón derecho en su chip) dice junto a «Pendiente» hasta cuándo tiene, «Hasta el 28 oct», o «Vence hoy» el último día. En el listado de contratos, ese último día la fecha se cambia por «Hoy».

En la plantilla del proyecto, con Mostrar contratos rechazados y cancelados en la plantilla, el chip de quien no respondió lleva un reloj de arena y, al pasar el ratón, dice Sin respuesta en plazo y qué día terminaba el plazo. Los que rechazó la persona dicen Rechazado.

El plazo se pone en Preferencias de contratos › Plazo para responder a las ofertas, con Sin plazo o Con plazo y los días, y cada agrupación puede tener el suyo en Agrupaciones. Las ofertas enviadas antes de activarlo salen con Enviada antes de tener plazo, sin fecha.

Proponer varios contratos a la vez

En Contrataciones, marca los contratos.
Pulsa Acciones › Cambiar estado a... › Pendiente.
Revisa la vista previa: dice qué contratos cambian y a quién se avisará. Elige Cambiar y enviar invitaciones, o Cambiar sin notificar si no quieres avisar.

Puedes cambiar hasta 100 contratos cada vez. Rechazar o cancelar se hace contrato a contrato.

Invitar a una persona a Weikos

Si no encuentras a alguien con Buscar músico..., entra en Personas › Músicos en Weikos, pulsa Invitar y escribe su email. Puedes invitar hasta 50 emails a la vez, elegir el idioma del correo y añadir un mensaje.

Si no tiene cuenta, le llega una invitación para registrarse en Weikos.
Si tiene cuenta con el perfil oculto, le llega un aviso de que le estáis buscando, para que cambie su privacidad y aparezca en la búsqueda.
Si su perfil ya es visible, no le llega nada: búscala con Buscar músico...

La invitación no le asigna ningún contrato. Si se registra con el mismo email del contrato, sus contratos pendientes aparecen solos en su cuenta.

Rechazar o cancelar un contrato

Abre el contrato y, en Estado, elige Rechazado o Cancelado. Si quieres, añade el motivo y un documento, y pulsa Guardar (o Guardar y notificar, si tu institución avisa de ese cambio). La persona sale de la plantilla del proyecto, y los contratos cancelados dejan de verse en su cuenta.

Eliminar un contrato

En Contrataciones, abre el menú ⋮ de la fila y elige Eliminar, o dentro del contrato pulsa Más acciones (⋮), en la barra de acciones, arriba a la derecha, › Eliminar. Si la persona del contrato es la última administradora de la institución, no se puede eliminar. Si tiene gastos o ingresos a su nombre, te ofrece pasarlos a otro contrato. No se puede deshacer.

Descargar el contrato en PDF o Word

En Contrataciones, abre el menú ⋮ de la fila, elige Descargar contrato, Descargar copia básica o Descargar certificado y pulsa PDF o Word. Dentro del contrato, el icono Descargar de la barra de acciones tiene las mismas opciones; si has hecho cambios, guárdalos antes. Para descargar varios, márcalos, elige el Formato en Descargar y la descarga que quieras: te avisa de los que no están en el estado necesario y descarga el resto. El contrato y la copia básica se descargan a partir de Preparar contrato, y el certificado, a partir de Contrato preparado. Los contratos de tipo general, no laborales y de invitado no tienen plantilla de contrato; el certificado se puede descargar para cualquier tipo.

Dentro del contrato, la tarjeta Documentos del contrato guarda el contrato, la copia básica y el certificado. Con Generar documento, Weikos crea el PDF y lo deja marcado como Generado por Weikos. En la misma tarjeta puedes subir el documento firmado eligiendo su Tipo de documento, y queda como Subido. Regenerar sustituye solo el generado, nunca uno subido. La persona contratada ve estos documentos en su contrato, en la web y en las apps.

Si no funciona

En un contrato no te salen los importes, o sale Tu rol no puede generar los documentos de este contrato. Tu rol no incluye los importes de ese contrato, y los documentos los llevan. Lo completa quien gestiona esos contratos en tu institución.
Tiene cuenta y no le ha llegado nada. El email del contrato tiene que ser el mismo que usa en Weikos: si añadiste a la persona con Buscar músico..., ya es el suyo. Comprueba también que el contrato tiene activado Acceso a Weikos y que tu institución tiene activada la notificación Invitación a un contrato. Después abre el contrato y, en Estado, pulsa Reenviar invitación › Enviar.
Invitar está desactivado. Sale Elige un contrato para invitar: tienes contratos de varias instituciones elegidos arriba, y la invitación sale en nombre de una. Elige uno en Contrato.
Para saber si le ha llegado el aviso: abre Seguimiento del contrato, en la ficha del contrato, en el menú ⋮ de su fila en el listado de contratos o con clic derecho en su chip de la plantilla del proyecto. Dice cada cambio de estado, quién lo hizo y en qué punto está cada aviso: enviado, entregado, visto o con clic.
No tiene cuenta. Pídele que se registre con el mismo email del contrato, o invítala a Weikos: al registrarse, el contrato pendiente aparece en su cuenta.
Reenviar invitación está en gris. Pasa el ratón por encima para ver el motivo: el contrato no tiene Acceso a Weikos, no tiene email o tu institución tiene desactivada la notificación. Solo funciona con el contrato en Pendiente.
No encuentras a la persona con Buscar músico... Solo aparecen quienes tienen el perfil público o privado. Invítale a Weikos: si tiene el perfil oculto, le llega un aviso para que lo haga visible.
No puedes crear el contrato. Si Añadir sale desactivado, pasa el ratón por encima: tienes contratos en varias instituciones, o varios en la misma, y tienes elegido Todos. Elige arriba un contrato concreto en Contrato. Si aun así no puedes, tu rol de acceso no lo permite: habla con quien administra tu institución.
Lo marcaste como aceptado en lugar de la persona. Así no se comprueban sus datos obligatorios ni sus requisitos, ni se copian sus datos al contrato: eso solo ocurre cuando acepta ella. Déjalo en Pendiente y que responda.
Descargar contrato está en gris. Pasa el ratón por encima para ver el motivo: el contrato aún no ha llegado a Preparar contrato (el certificado necesita Contrato preparado), o ese tipo de contrato no tiene plantilla.
Pides el PDF y se descarga un Word. Sale No se pudo generar el PDF. Se ha descargado en Word.: usa el Word o vuelve a intentarlo más tarde.
Al descargar, avisa de que el contrato no tiene proyecto. Es un contrato por proyecto sin proyecto asignado: elígelo en el contrato, guarda y vuelve a descargar.

Si el email es el de su cuenta, el contrato tiene Acceso a Weikos, la notificación está activada, has reenviado la invitación y la persona sigue sin ver el contrato, escríbenos a help@weikos.io con el enlace al contrato.

Proponer un contrato