Configurar la contabilidad

Antes de registrar gastos e ingresos conviene preparar cómo los clasifica tu institución: los niveles analíticos y las cuentas contables a los que se imputan, los impuestos y retenciones que se aplican y las cuentas bancarias propias. Se configuran una vez y valen para todos. Están en Configuración › Ajustes generales, en la sección Finanzas.

Necesitas permiso

Esta opción solo aparece si tu rol de acceso lo permite. Si no la ves, pide a la persona que administra tu institución que revise tu rol.

Niveles analíticos

Sirven para clasificar gastos e ingresos en hasta tres niveles, por ejemplo área › programa › actividad. Cada elemento del segundo nivel pertenece a uno o varios del primero, y cada uno del tercero, a uno o varios del segundo: al imputar un gasto, solo se ofrecen los que pertenecen al nivel elegido antes.

1. Abre Niveles analíticos.
2. En Nivel 1, pulsa Añadir, escribe el nombre y un Código corto de hasta 4 caracteres y pulsa Guardar.
3. En Nivel 2 y Nivel 3, añádelos igual y elige en Asociado a (Nivel 1) o Asociado a (Nivel 2) a cuáles pertenecen.

Para que un nivel deje de ofrecerse al imputar, desactiva Activo en su fila. Los gastos que ya lo tenían lo conservan.

Cuentas contables y partidas de gasto

1. Si quieres agrupar tus cuentas, abre antes Partidas de gasto, pulsa Añadir partida de gasto, escribe su nombre y guarda.
2. Abre Cuentas contables y pulsa Añadir cuenta contable.
3. Escribe el nombre y el Número de la cuenta, por ejemplo el de tu plan contable, y elige su Partida de gasto si la tiene.
4. Pulsa Guardar.

Al imputar un gasto o un ingreso, las cuentas salen con su número y su nombre, y el balance puede repartirse por cuenta contable.

Impuestos y retenciones

1. Abre Impuestos y pulsa Añadir impuesto.
2. Escribe el nombre, por ejemplo «IVA 21 %» o «IRPF 15 %».
3. En Categoría, elige Impuesto o Retención.
4. En Tipo, elige Porcentaje para un tanto por ciento de la base imponible o Fijo para una cantidad en euros.
5. Escribe el Importe: en positivo si suma, como el IVA, y en negativo si resta, como una retención de IRPF. Para una operación exenta, 0.
6. Pulsa Guardar.

La categoría decide en qué grupo aparece al elegirlo en un gasto; el signo del importe, si suma o resta. Si cambia un tipo, crea un impuesto nuevo en lugar de editar el que ya usas: las facturas guardadas no se recalculan hasta que las vuelves a guardar.

Cuentas bancarias de la institución

1. Abre Cuentas bancarias y pulsa Añadir cuenta.
2. Escribe un Alias para reconocerla, el titular, el banco, el IBAN y, si lo tienes, el BIC/SWIFT.
3. Activa Principal si es la cuenta que usas normalmente. Solo puede haber una.
4. Pulsa Guardar.

La cuenta principal se propone como cuenta de cobro en los ingresos y como cuenta ordenante al exportar una remesa SEPA, como explica Pagar a proveedores con una remesa. Para pagar gastos se usa la cuenta del proveedor, no la tuya.

El código analítico

En cada gasto o ingreso, Códigos analíticos muestra un código por imputación, listo para copiar a tu programa de contabilidad. Se forma con el código corto de cada nivel analítico, el Código interno del proyecto y el número de la cuenta contable. El código interno se escribe en la ficha artística del proyecto; si no lo tiene o no hay proyecto, esa parte sale como 0000.

Las fechas de vencimiento y de validación también pueden calcularse solas: lo explica Calcular las fechas automáticamente.

Si no funciona

• No te deja eliminar un nivel analítico, una cuenta contable, una partida o un impuesto. Ya se ha usado. Si es un nivel analítico, desactívalo para que no se ofrezca más.
• Al imputar no aparece un nivel analítico. Está desactivado, o no pertenece al nivel que has elegido antes: revisa su Asociado a (Nivel 1) o Asociado a (Nivel 2).
• Una retención suma en lugar de restar. Su importe es positivo: edítalo y escríbelo en negativo.
• Sale Número de cuenta/IBAN no válido o BIC/SWIFT no válido (8 u 11 caracteres alfanuméricos). Revisa que estén completos y sin errores.
• Trabajas con varias instituciones y ves datos de otra. Elige arriba, en Contrato, un contrato de la institución que vas a configurar.
• No ves Ajustes generales. Tu rol de acceso no lo incluye. Habla con quien administra tu institución.

Nunca te pediremos por correo tu contraseña ni tus datos bancarios. Si recibes un mensaje que te los pida en nombre de Weikos, no respondas y escríbenos a help@weikos.io.