Compartir documentos con el equipo

En Documentos tu institución comparte archivos con su gente: reglamentos, circulares, calendarios o documentos para una sola persona. Cada documento tiene una visibilidad que decide quién lo ve, y puede dirigirse a una o varias agrupaciones. Las personas los encuentran en «Mis documentos», en la web y en las apps, como explica Tus documentos.

Subir documentos

Entra en Personas › Administración › Documentos.
Arrastra los archivos a la zona de arriba o pulsa Subir. Puedes subir varios a la vez.
En Subir documento, revisa el nombre de cada archivo y elige su Categoría y su Visibilidad.
Pulsa la flecha de un archivo para añadir una Descripción y elegir sus Agrupaciones. Si es Personal, elige ahí el Destinatario.
Pulsa Subir todo.

Los documentos aparecen en la lista y, desde ese momento, en «Mis documentos» de quien pueda verlos. Nadie recibe un aviso: si es importante, díselo al equipo.

Quién ve cada documento

Público: todas las personas con contrato vigente en tu institución.
Permanentes: solo las personas con contrato estable, no las contratadas para un proyecto.
Gestión: solo quienes gestionan los documentos de la institución.
Personal: solo la persona elegida como destinatario.

Si eliges agrupaciones, solo lo ven las personas de esas agrupaciones, y una persona sin agrupación solo ve los documentos que no tienen ninguna. Cuando termina el contrato de alguien, deja de ver los documentos de la institución.

En esta pantalla ves todos los documentos. Para ver solo los de una visibilidad, usa las pestañas de arriba.

Cambiar un documento

Uno a uno: pulsa el lápiz de su fila, cambia lo que necesites en Editar documento y pulsa Guardar. En el menú ⋮ tienes también Renombrar y Cambiar categoría.
Varios a la vez: márcalos y usa Acciones › Asignar categoría, Cambiar visibilidad o Asignar agrupación. Asignar agrupación sustituye las que tuvieran. Para hacer personales varios documentos, cámbialos uno a uno: cada uno necesita su destinatario.
Eliminar: en el menú ⋮ de su fila, elige Eliminar, o marca varios y usa Eliminar seleccionados. No se puede deshacer.

Para buscar, usa Buscar por nombre... o Filtros avanzados: categoría, agrupaciones y fecha de subida. Descargar descarga la lista en Excel: los documentos marcados o, si no marcas ninguno, los de la pestaña y la búsqueda.

Copiar el enlace de un documento

En el menú ⋮ de su fila, elige Copiar enlace. Sale Enlace copiado. El enlace pide entrar en Weikos y solo abre el archivo a quien puede verlo en su lista o gestiona los documentos: no sirve para compartirlo con alguien de fuera de tu institución. A esa persona, envíale el archivo descargado.

Organizar por categorías

Entra en Configuración › Ajustes generales › Administración › Categorías de documentos.
Pulsa Añadir categoría, escribe el nombre y elige un color.
Pulsa Guardar.

Para que una categoría deje de ofrecerse, desactívala en su fila: los documentos que ya la tienen la conservan. Solo se puede eliminar si no tiene documentos.

Documentos de un proyecto

Lo que solo tiene que ver con un proyecto, como una hoja de ruta o las notas de una gira, se sube dentro del proyecto.

Abre el proyecto y entra en Documentos en su menú.
Elige arriba Públicos o Privados: lo que subes va a la pestaña elegida.
Arrastra los archivos a la zona de subida o pulsa en ella. Puedes subir varios a la vez.

Los públicos los ven los músicos y la dirección del proyecto, en la web y en las apps; los privados, solo quien puede ver todos los documentos del proyecto, como el personal técnico. En el menú de cada documento puedes Descargar, Copiar enlace, Hacer público o Hacer privado, y Eliminar. Tampoco aquí se envía ningún aviso. El resto del proyecto lo explica Crear un proyecto.

Si no funciona

Una persona no ve un documento. Revisa su visibilidad y sus agrupaciones: con Permanentes no lo ven quienes tienen contrato por proyecto, y quien no tiene agrupación solo ve los documentos sin agrupaciones. Tiene que tener un contrato vigente contigo y, si tiene roles distintos en varias instituciones, elegir arriba el rol que tiene en la tuya.
No puedes editar ni borrar un documento, o una agrupación sale bloqueada. Tu rol trabaja solo con tus agrupaciones: editas, borras y subes los documentos de tus agrupaciones, y los personales de personas de tus agrupaciones. Los de toda la institución y los de otras agrupaciones los consultas sin cambiarlos, y las agrupaciones de otros no se pueden marcar ni quitar. Si no marcas ninguna tuya, sale Tu rol solo sube documentos de sus agrupaciones: marca al menos una y no se puede guardar; si el cambio toca una agrupación ajena, sale Tu rol solo trabaja con los documentos de sus agrupaciones.
Un músico no ve un documento del proyecto. Está en Privados: búscalo en esa pestaña y elige Hacer público en su menú.
El enlace copiado no abre el archivo. Quien lo abre tiene que entrar en Weikos y poder ver ese documento. A alguien de fuera, envíale el archivo descargado.
Descargar no descarga la lista. Tu rol de acceso no incluye exportar los documentos. Habla con quien administra tu institución.
Al arrastrar un archivo no aparece en la ventana. Es demasiado grande. Redúcelo, por ejemplo guardándolo como PDF comprimido, y vuelve a subirlo.
El archivo se rechaza con «Datos no válidos». Solo se admiten PDF, JPEG, PNG, WebP, GIF, HEIC/HEIF, Word y Excel. Convierte el archivo, normalmente a PDF, y vuelve a subirlo.
Al subir un documento personal sale Error al crear documento. Falta el destinatario: despliega la flecha del archivo y elígelo.
No te deja eliminar una categoría. Tiene documentos. Desactívala para que no se ofrezca más.
Una categoría no aparece al subir. Está desactivada: actívala en Categorías de documentos.
Subir sale desactivado. Tienes Todos elegido arriba con contratos de varias instituciones, o varios contratos en esta sin elegir uno. Pasa el ratón por encima para ver el motivo y elige en Contrato uno de la institución donde quieres subirlo.
Trabajas con varias instituciones y ves los documentos de otra. Elige arriba, en Contrato, un contrato de la institución que quieres gestionar.
No ves Documentos en Administración. Tu rol de acceso no lo incluye. Habla con quien administra tu institución.

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