Compartir documentos con el equipo

En Documentos tu institución comparte archivos con su gente: reglamentos, circulares, calendarios o documentos para una sola persona. Cada documento tiene una visibilidad que decide quién lo ve, y puede dirigirse a una o varias agrupaciones. Las personas los encuentran en «Mis documentos», en la web y en las apps, como explica Tus documentos.

Subir documentos

Entra en Personas › Administración › Documentos.
Arrastra los archivos a la zona de arriba o pulsa Subir. Puedes subir varios a la vez.
En Subir documento, revisa el nombre de cada archivo y elige su Categoría y su Visibilidad.
Pulsa la flecha de un archivo para añadir una Descripción y elegir sus Agrupaciones. Si es Personal, elige ahí el Destinatario.
Pulsa Subir todo.

Los documentos aparecen en la lista y, desde ese momento, en «Mis documentos» de quien pueda verlos. Nadie recibe un aviso: si es importante, díselo al equipo.

Quién ve cada documento

Público: todas las personas con contrato vigente en tu institución.
Permanentes: solo las personas con contrato estable, no las contratadas para un proyecto.
Gestión: solo quienes gestionan los documentos de la institución.
Personal: solo la persona elegida como destinatario.

Si eliges agrupaciones, solo lo ven las personas de esas agrupaciones, y una persona sin agrupación solo ve los documentos que no tienen ninguna. Cuando termina el contrato de alguien, deja de ver los documentos de la institución.

En esta pantalla ves todos los documentos. Para ver solo los de una visibilidad, usa las pestañas de arriba.

Cambiar un documento

Uno a uno: pulsa el lápiz de su fila, cambia lo que necesites en Editar documento y pulsa Guardar. En el menú ⋮ tienes también Renombrar y Cambiar categoría.
Varios a la vez: márcalos y usa Acciones › Asignar categoría, Cambiar visibilidad o Asignar agrupación. Asignar agrupación sustituye las que tuvieran. Para hacer personales varios documentos, cámbialos uno a uno: cada uno necesita su destinatario.
Eliminar: en el menú ⋮ de su fila, elige Eliminar, o marca varios y usa Eliminar seleccionados. No se puede deshacer.

Para buscar, usa Buscar por nombre... o Filtros avanzados: categoría, agrupaciones y fecha de subida. Exportar descarga la lista en Excel: los documentos marcados o, si no marcas ninguno, los de la pestaña y la búsqueda.

Organizar por categorías

Entra en Configuración › Ajustes generales › Administración › Categorías de documentos.
Pulsa Añadir categoría, escribe el nombre y elige un color.
Pulsa Guardar.

Para que una categoría deje de ofrecerse, desactívala en su fila: los documentos que ya la tienen la conservan. Solo se puede eliminar si no tiene documentos.

Si no funciona

Una persona no ve un documento. Revisa su visibilidad y sus agrupaciones: con Permanentes no lo ven quienes tienen contrato por proyecto, y quien no tiene agrupación solo ve los documentos sin agrupaciones. Tiene que tener un contrato vigente contigo; si trabaja con varias instituciones, que elija arriba el contrato de la tuya.
Al arrastrar un archivo no aparece en la ventana. Es demasiado grande. Redúcelo, por ejemplo guardándolo como PDF comprimido, y vuelve a subirlo.
Al subir un documento personal sale Error al crear documento. Falta el destinatario: despliega la flecha del archivo y elígelo.
No te deja eliminar una categoría. Tiene documentos. Desactívala para que no se ofrezca más.
Una categoría no aparece al subir. Está desactivada: actívala en Categorías de documentos.
Trabajas con varias instituciones y ves los documentos de otra. Elige arriba, en Contrato, un contrato de la institución que quieres gestionar.
No ves Documentos en Administración. Tu rol de acceso no lo incluye. Habla con quien administra tu institución.

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