Registrar facturas

Las facturas, los salarios y otros pagos se registran como ejecuciones de un gasto o un ingreso: son lo que se paga o se cobra de verdad, frente a lo que se estimó. Cada ejecución sigue un estado, de registrada a pagada o cobrada. Cómo se crea el gasto o el ingreso lo explica Gestionar los gastos y los ingresos.

Necesitas permiso

Esta opción solo aparece si tu rol de acceso lo permite. Si no la ves, pide a la persona que administra tu institución que revise tu rol.

Registrar una factura

1. Abre el gasto o el ingreso desde Finanzas. En Ejecución, pulsa Añadir ejecución.
2. Arrastra la factura, en PDF o imagen, a Arrastra la factura para rellenar los datos automáticamente. En unos segundos se rellenan el proveedor, el número, las fechas, los importes y los impuestos. Revisa los campos marcados con Rellenado automáticamente. Revisa el valor.
3. Si no la arrastras, elige el Tipo * y rellena a mano el proveedor o el cliente, el número, la Fecha de factura, la base imponible, los impuestos y las retenciones.
4. Elige el Método de pago y comprueba la Cuenta de pago, que se propone sola entre las del proveedor. En un ingreso es la Cuenta de cobro, entre las de tu institución.
5. Elige el Estado, por ejemplo Registrada.
6. Revisa sus imputaciones. Si la estimación ya las tiene, pulsa Copiar de estimación para usar las mismas.
7. Pulsa Guardar.

Un gasto puede tener varias ejecuciones, por ejemplo una factura por cada pago. En el listado, Vista de ejecución las muestra una por fila. Para quitar una ejecución del gasto, pulsa la papelera de su cabecera y guarda.

Si el proveedor no está en tus contactos, al arrastrar la factura sale Proveedor no encontrado en tus contactos con los datos que trae la factura. Elige si es empresa o particular y pulsa Crear contacto y seleccionar, o Buscar manualmente para elegirlo tú.

Para volver a leer la factura, pulsa Reextraer y elige Solo rellenar vacíos o Sobrescribir todo.

Si el IBAN de la factura no está en el contacto, sale Nueva cuenta bancaria detectada para añadirlo. Si otros datos del contacto no coinciden con la factura, te propone actualizarlos.

Si la zona solo deja adjuntar la factura, tu rol de acceso no incluye la lectura de facturas con IA: la factura queda adjunta, pero los datos se rellenan a mano.

Otros tipos de ejecución

• Salario: solo en gastos. En lugar del proveedor eliges el Beneficiario y rellenas el período, el Total devengos, el Líquido a percibir, la Aportación empresa y el Total deducciones.
• Otro: para pagos sin factura, con los mismos datos que una factura.
• Rectificativa/Abono: si es un abono, escribe los importes en negativo; si la rectificativa sustituye a la factura original o la aumenta, déjalos en positivo. Cambiar el tipo no cambia el signo, y con la base en positivo sale un aviso que te lo recuerda. En Factura(s) rectificada(s), pulsa Añadir y escribe el número y la fecha de la factura original, que después muestra Esta factura ha sido rectificada por:. Si arrastras un abono, se detecta al leerlo y sus importes se ponen en negativo: compruébalo.

Desglosar una factura en líneas

Si una factura lleva conceptos con impuestos distintos, pulsa Desglosar en líneas. En Líneas de desglose, cada línea tiene su concepto, su base imponible y sus impuestos, y puedes añadir las que necesites. La base imponible de la factura pasa a ser la suma de las líneas, y las retenciones se indican para toda la factura. Para volver atrás, Quitar desglose: se conserva la base y hay que volver a indicar los impuestos.

Seguir el estado hasta el pago o el cobro

Los estados de un gasto son Borrador, Registrada, Validada, Pre-contabilizada, En remesa, Pagada y Rechazada. En un ingreso son Emitida, Aceptada, Programada para pago y Cobrada.

• Fechas: al guardar en Registrada, Validada o Pagada, se pone la fecha de hoy en la fecha de ese estado si estaba vacía. Con reglas de fechas, la fecha de validación y la de vencimiento se calculan solas y llevan un rayo junto a su nombre: lo explica Calcular las fechas automáticamente. Si escribiste una fecha a mano, el botón de recalcular que tiene al lado la vuelve a calcular con las reglas.
• Contabilidad: activa Contabilizado cuando la hayas pasado a tu contabilidad.
• Varias a la vez: en Vista de ejecución, márcalas y usa Acciones › Cambiar estado a..., Marcar como contabilizada, Establecer fecha de vencimiento, Establecer fecha de pago (Establecer fecha de cobro en los ingresos) o Eliminar seleccionados. Antes de aplicarlo te dice cuáles no cambiarán y por qué. Cada acción aparece solo si tu rol de acceso la permite.

Una ejecución pagada ya no deja cambiar el proveedor ni la cuenta.

Calcular las fechas automáticamente

Las reglas de fechas rellenan solas la fecha de validación y la de vencimiento de cada ejecución a partir de otra fecha: por ejemplo, el vencimiento a 30 días de la fecha de factura, o el día 5 del mes siguiente. Se configuran una vez para toda la institución, por separado para gastos e ingresos.

1. Entra en Configuración › Ajustes generales y, en Preferencias, abre Reglas de fechas.
2. En Gastos o en Ingresos, pulsa Añadir regla.
3. Elige el Campo de referencia, que es la fecha de la que se parte (la de factura, la de registro o la de validación), y el Campo a calcular.
4. En Cálculo, elige Días después e indica cuántos, o Día fijo y el día del mismo mes o del mes siguiente.
5. Si la regla solo vale cuando la fecha de referencia cae en ciertos días del mes, pulsa Restringir a días e indica desde qué día hasta cuál.

Las reglas se guardan solas. Si varias calculan la misma fecha, gana la que está más arriba en la lista, y la pantalla te avisa si se solapan o si quedan días del mes sin cubrir. Solo rellenan fechas vacías: nunca cambian una fecha escrita a mano.

Registrar una factura sin abrir el gasto

1. En Gastos o Ingresos, pulsa el icono del rayo, Ejecución rápida.
2. En Datos de la ejecución, arrastra la factura o rellénala. Sale como factura registrada, con fecha de hoy y pago por transferencia.
3. En Analítica, elige el proyecto o la cuenta contable.
4. A la izquierda, en Asociar a gasto, elige uno de los gastos que te sugiere según el proyecto o la cuenta, o escribe un título en Crear nuevo gasto. Si eliges un gasto, puedes Copiar imputaciones de su estimación.
5. Pulsa Guardar ejecución.

Pedir a alguien que registre, valide o pague una factura

1. En la ejecución ya guardada, pulsa el icono del avión de papel, Solicitar acción.
2. Elige la Acción: registrar, codificar, validar, enviar a remesa, pagar o revisar.
3. En Asignar a, elige a la persona del equipo técnico y, si quieres, escribe un comentario.
4. Pulsa Solicitar.

A esa persona le llega un correo, en su idioma, con el aviso Solicitud de acción en gasto. Viene encendido, y tu institución puede apagarlo en Notificaciones, dentro de Finanzas.

En cuanto la ejecución tiene solicitudes, aparece el icono Ver solicitudes, con el número de las que siguen activas. Ahí se ven todas, y las puede cancelar quien las pidió o quien gestiona todos los gastos de la institución. Al cancelarla, la persona recibe el aviso Cancelación de solicitud de acción. Una solicitud sigue activa hasta que se cancela: no se cierra sola al cambiar el estado de la ejecución.

Si no funciona

• No te deja marcarla como pagada. Sale Para marcar como pagada una ejecución con método de pago Transferencia, primero hay que indicar la cuenta de pago. Elige la cuenta de pago. Si el proveedor no tiene ninguna, añade su IBAN en su contacto, como explica Gestionar los clientes y los proveedores.
• No puedes cambiar el estado o la fecha de pago, o Contabilizado está desactivado. Registrar el pago y contabilizar son permisos aparte de editar el gasto, y tu rol de acceso no los incluye. Habla con quien administra tu institución.
• Sale un aviso de posible duplicado. Ya hay otra ejecución con el mismo proveedor y número, o una de los últimos seis meses con el mismo importe. Pulsa Ver ejecución para comprobarlo. Si no es un duplicado, puedes guardar igual.
• No puedes cambiar el proveedor o la cuenta. La ejecución ya está pagada: sale La cuenta no se puede cambiar: la ejecución ya está pagada
• Un abono suma en vez de restar. Sus importes están en positivo: escríbelos en negativo.
• El icono de Solicitar acción está desactivado. Sale Guarda primero para solicitar acciones: guarda el gasto antes. Si el icono no aparece, tu rol de acceso no te deja pedir acciones.
• En Asignar a no sale la persona. Solo salen las personas del equipo técnico con contrato en curso.
• Arrastrar la factura no rellena nada. Solo se rellena sola si la ejecución está vacía: pulsa Reextraer. El archivo tiene que ser PDF o imagen de hasta 32 MB.
• No aparece la fecha que esperabas. La fecha de un estado solo se pone sola si estaba vacía, y las reglas de fechas nunca cambian una fecha escrita a mano.
• No se calcula la fecha de vencimiento o la de validación. No hay ninguna regla activa para esa fecha, o la fecha de referencia cae en días del mes que ninguna regla cubre. Revísalo en Reglas de fechas.
• Al abrir una factura o un documento sale Este archivo no está disponible. Tu rol de acceso no te deja ver ese gasto o ingreso. Habla con quien administra tu institución.

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