Organizar el equipo

La estructura de tu equipo se configura en los ajustes de la institución: agrupaciones, comités, departamentos, puestos de trabajo, niveles de responsabilidad y categorías artísticas. Después, en el contrato de cada persona eliges su función, su agrupación y su clasificación organizativa. Todas estas páginas están en Configuración › Ajustes generales › Equipo.

Necesitas permiso

Esta opción solo aparece si tu rol de acceso lo permite. Si no la ves, pide a la persona que administra tu institución que revise tu rol.

Agrupaciones

Las agrupaciones son las formaciones de tu institución: orquesta, coro, grupos de cámara… Se asignan a los contratos, los proyectos y los servicios, y deciden qué ve cada músico.

1. Entra en Agrupaciones y pulsa Añadir agrupación.
2. Escribe el nombre, que es obligatorio, y si quieres el nombre para mostrar, la descripción, la web, el email, el teléfono y el color.
3. Pulsa Guardar.

Para cambiarla, pulsa su fila y se abre Editar agrupación. El color también se cambia pulsándolo en la tabla. Para dejar de usar una agrupación, desactívala; solo se puede eliminar si no tiene contratos activos.

Comités

En Comités guardas los comités o grupos de trabajo de tu institución, con su nombre, su descripción y su color.

Departamentos, puestos y niveles

• Departamentos: Weikos trae una lista de departamentos que puedes activar o desactivar. Los tuyos se crean con Añadir departamento. En cada departamento, asocia sus puestos de trabajo: son los que se ofrecerán al elegirlo en un contrato.
• Puestos de trabajo: igual que los departamentos, hay una lista de Weikos y puedes añadir los tuyos. En cada puesto, en Valores por defecto para nuevos contratos, elige el Nivel por defecto y el Rol de acceso por defecto. Se aplican al elegir ese puesto en un contrato.
• Niveles de responsabilidad: son ocho niveles fijos. Solo decides cuáles están activos.

Categorías artísticas

En Categorías Artísticas, cada categoría de músico (solista, tutti, jefe de sección…) tiene su Abreviatura, su Precio base y si está activa. La lista de categorías es fija. Los cambios se guardan solos mientras escribes. El precio base es el que usa «Calcular caché» en los contratos por proyecto para los servicios con precio global, y el punto de partida de los precios en Tipos de Servicio.

Asignar a una persona

1. Entra en Personas › Administración › Contrataciones y abre su contrato.
2. Elige su Función: por ejemplo Músico, Director/a o Producción. Según la función aparecen la agrupación, el instrumento y la categoría.
3. En Clasificación organizativa, pulsa Asignar y elige el Departamento, el Puesto de trabajo y el Nivel de responsabilidad. Al elegir el puesto se rellenan su nivel y su rol de acceso por defecto.
4. Pulsa Guardar.

En la lista del equipo, la función de cada persona aparece como Especialidad. Qué permite cada rol de acceso lo explica Gestionar los roles de acceso.

Si no funciona

• No te deja eliminar una agrupación. Sale No se puede eliminar una agrupación con contratos activos. Desactívala para que no se ofrezca en contratos nuevos.
• No te deja eliminar un departamento o un puesto. Si sale Los departamentos del sistema no se pueden eliminar, es de la lista de Weikos; si sale No se puede eliminar: se usa en contratos, lo tiene algún contrato. En los dos casos, desactívalo.
• Un departamento, un puesto o un nivel no aparece en el contrato. Está desactivado.
• Al elegir un departamento salen todos los puestos. Ese departamento no tiene puestos asociados: asócialos en Departamentos.
• Al cambiar el puesto de una persona ha cambiado su rol de acceso. Se aplica el rol por defecto del puesto. Vuelve a elegir el rol después del puesto.
• Las categorías dicen Por favor, selecciona un contrato para configurar las categorías. Tienes contratos de varias instituciones elegidos arriba. Elige uno en Contrato.
• No ves estas páginas en los ajustes. Tu rol de acceso no incluye la configuración de la institución. Habla con quien la administra.

Si un cambio no se guarda o no se refleja en los contratos, escríbenos a help@weikos.io con una captura y el nombre de la página.

Nunca te pediremos por correo tu contraseña ni tus datos bancarios. Si recibes un mensaje que te los pida en nombre de Weikos, no respondas y escríbenos a help@weikos.io.