Gestionar los gastos y los ingresos

Cada gasto o ingreso reúne lo que prevés gastar o ingresar, la estimación; los presupuestos que pides o que das; y lo que se paga o se cobra de verdad, las ejecuciones: facturas, salarios u otros pagos. Así ves en todo momento la diferencia entre lo previsto y lo real. Cómo se añaden las facturas lo explica Registrar facturas.

Crear un gasto o un ingreso

Entra en Finanzas › Gastos o Ingresos y pulsa Añadir. Si es de un proyecto, también puedes crearlo desde las pestañas Gastos o Ingresos del proyecto, y el proyecto se pone solo en la estimación.
Escribe el título, por ejemplo «Alquiler de atriles».
En Estimación, pulsa Añadir estimación e indica la Fecha de estimación, la Base imponible y los Impuestos y retenciones. Los totales se calculan solos.
En las Imputaciones de la estimación, elige el proyecto, la Cuenta contable y los niveles analíticos. Sin proyecto, se imputa a la estructura de la institución. Para repartirlo entre varios proyectos o cuentas, añade otra imputación y reparte el porcentaje hasta sumar el 100 %.
Si tienes presupuestos, en Presupuestos pulsa Añadir presupuesto y rellena el proveedor o el cliente, el Nº de presupuesto, la fecha, la base imponible y los impuestos. Puedes adjuntar el documento del presupuesto.
En Responsables, el Informador del gasto eres tú, y no se puede dejar vacío. Si otra persona se encarga, elígela en Responsable del gasto. Los dos admiten a cualquier persona con contrato activo en tu institución.
Si lo necesitas, arrastra documentos a Documentos, en PDF o en imagen JPG o PNG, y escribe notas en Notas. Las notas no se editan: para cambiar una, bórrala y escribe otra.
Pulsa Guardar.

Vuelves al listado. Si decides no crearlo, pulsa la papelera roja Descartar de la barra de acciones. Cuando lo abras de nuevo, Resumen compara lo estimado con lo ejecutado y Códigos analíticos muestra el código de cada imputación para copiarlo.

Consultar los gastos y los ingresos

Vistas: Vista simple muestra cada gasto con lo estimado, lo ejecutado y la diferencia. Vista analítica añade la cuenta contable y los niveles analíticos. Vista de ejecución muestra una fila por factura, con su proveedor o cliente, sus importes, su estado y su vencimiento.
Totales: arriba, Estimado, Ejecutado, Diferencia y Vencido suman todo lo que cumple los filtros, no solo la página. En los filtros eliges si los importes son el Total, la Base imponible o el Total con retenciones.
Solo una parte: Estimaciones muestra los que tienen estimación y Ejecuciones, los que ya tienen alguna factura.
Buscar y filtrar: escribe en el buscador el concepto, el proyecto o el proveedor. Con Mostrar/ocultar filtros filtras por proyecto, fechas, importe, cuenta contable, niveles analíticos, estado, método de pago, impuestos o si está Contabilizado. En Filtrar por fecha de: eliges qué fecha cuenta: la de la estimación, la del vencimiento, la del pago… Para quitarlos, Limpiar filtros.
De un proyecto: en el proyecto, las pestañas Gastos e Ingresos muestran solo los suyos, de todas las fechas, y Balance enseña su balance, como explica Consultar el balance económico.

Exportar a Excel

Pulsa Descargar y elige:

Listado de gastos o Listado de ingresos: la estimación y lo ejecutado de cada uno.
Excel libro de facturas o Excel libro de facturas emitidas: una fila por factura.

Si has marcado filas, se exportan solo esas; si no, todo lo que cumple los filtros y la búsqueda.

Duplicar, descargar o compartir un gasto o un ingreso

Al abrir un gasto o un ingreso guardado, la barra de acciones, arriba a la derecha, tiene:

Descargar documentos: descarga en un ZIP los documentos que tiene guardados.
Copiar enlace: copia su dirección para enviársela a alguien del equipo.
Duplicar: abre uno nuevo con una copia de su estimación, sus imputaciones y sus responsables, con la fecha de estimación de hoy y sin ejecuciones, presupuestos, documentos ni notas. También está en el menú ⋮ de su fila en el listado. Cambia lo que necesites y pulsa Guardar.

Si tienes cambios sin guardar, descargar y duplicar están desactivados hasta que guardes. El aspa Cerrar vuelve al listado.

Eliminar un gasto o un ingreso

En el menú ⋮ de su fila, elige Eliminar y confírmalo. Tienes unos segundos para deshacerlo. Dentro del gasto o el ingreso, pulsa Más acciones (⋮) › Eliminar y confírmalo. Para varios, márcalos y usa Acciones › Eliminar seleccionados: te dice cuántos presupuestos y facturas se borran con ellos.

Si no funciona

Añadir está desactivado. Sale Elige un contrato para añadir un gasto: tienes contratos de varias instituciones elegidos arriba. Elige uno en Contrato.
No ves un gasto que existe. La lista empieza el 1 de septiembre de la temporada en curso y recuerda tus filtros de la última vez: amplía las fechas o pulsa Limpiar filtros. Si aun así no sale, puede que tu rol de acceso solo te deje ver los gastos en los que eres informador o responsable.
Un gasto desaparece de tu lista al guardarlo. Si tu rol solo te deja ver los gastos en los que eres informador o responsable y has puesto a otra persona como informador, ya no lo ves. Pide a quien sí lo ve que te añada como responsable.
No aparece una cuenta contable, un nivel analítico o un impuesto. Tiene que estar creado en la configuración de tu institución, y los niveles analíticos, activos. El segundo nivel analítico depende del primero que elijas. Lo explica Configurar la contabilidad.
No aparece el proveedor o el cliente. Escribe su nombre y elige añadirlo, o créalo antes en contactos, como explica Gestionar los clientes y los proveedores.
El porcentaje de las imputaciones sale en rojo. No suman el 100 %: ajústalas antes de guardar.
No ves Finanzas en el menú. Tu rol de acceso no lo incluye. Habla con quien administra tu institución.

Nunca te pediremos por correo tu contraseña ni tus datos bancarios. Si recibes un mensaje que te los pida en nombre de Weikos, no respondas y escríbenos a help@weikos.io.