Preparar la plantilla de un proyecto

La plantilla son los músicos de un proyecto, por instrumento. Hay una plantilla general y, si el programa tiene obras, una por obra, que puedes pasar a los servicios donde se trabaja. Los músicos no la ven hasta que la publicas, y solo ven los proyectos en Por confirmar o Confirmado. Cómo se crea el proyecto lo explica Crear un proyecto.

Asignar a los músicos

Al añadir la primera obra al programa, la plantilla general se llena sola con los músicos estables de las agrupaciones del proyecto, para cada instrumento que pide la obra, ordenados por categoría y apellido. Quien tiene una ausencia que cubre todos sus días no entra. Las obras que añadas después no cambian la plantilla: lo que hayas quitado o movido se queda como está. Tu institución puede apagarlo en Preferencias de contratos › Al añadir la primera obra de un proyecto.

En el proyecto, entra en Plantilla. En el panel de la izquierda eliges la Plantilla general o una de las obras de Plantillas por obra. La cabecera dice en cuál estás, por ejemplo «Obra 2 de 5», y con sus flechas pasas a la obra anterior o a la siguiente.
En cada instrumento, pasa a los músicos de Músicos sin asignar a Músicos asignados, o pulsa el icono Asignar todos los músicos de la barra de acciones, arriba a la derecha.
Para añadir a alguien que aún no tiene contrato, pulsa el icono Añadir contrato del instrumento. Si tu institución tiene músicos favoritos en las agrupaciones del proyecto, salen en el bloque Favoritos de cada instrumento. Las filas de trombones y de trompas admiten también a los contratos de trombón bajo, trompa aguda o trompa grave, con la variante junto al nombre, y los favoritos se separan por variante. En la cuerda, cada fila propone de entrada solo a quien tiene contrato de su instrumento exacto: Violín 1 a los de violín 1. Con «Mostrar todos los violines» (o violas, violonchelos, contrabajos) salen también los de violín genérico y los de la otra voz, y con «Mostrar toda la cuerda», cualquier instrumento de cuerda; quien toca en una fila que no es la de su contrato lleva al lado su instrumento.
Pulsa Guardar.

Si asignas a alguien con una ausencia aceptada durante los servicios del proyecto, te avisa con Músico con ausencia. Si ya hay músicos con una ausencia durante un servicio, la barra de acciones muestra el aviso … conflictos. Al pulsarlo, Problemas con la plantilla dice quién tiene una ausencia y en qué servicio.

Si el contrato de un músico empieza después o termina antes de los días en que su agrupación tiene servicios en el proyecto, su nombre lleva el mismo aviso: naranja si cubre solo una parte y rojo si no cubre ningún día; en ese caso no se puede asignar. Si el músico no tiene agrupación, o su agrupación aún no tiene servicios, se compara con las fechas del proyecto. Un servicio sin agrupaciones, como una carga y descarga el día antes, no cuenta para este aviso, y tampoco una ausencia que cae fuera de los días de su agrupación.

Ver lo de una persona sin salir de la plantilla

Pulsa con el botón derecho sobre el nombre de una persona, o en el ⋯ que sale en su esquina al pasar el ratón. Funciona en la plantilla general, en la de cada obra y en las obras de los bloques de un servicio, con cualquier persona: asignada, sin asignar o con el contrato cancelado o rechazado. Arriba salen su nombre y el estado de su contrato, y un símbolo de calendario en su avatar si el contrato es por proyecto. Según lo que permita tu rol:

Ver contrato: su contrato en una ventana, en cualquier estado.
Ver desempeño: su actividad en el periodo que elijas, como en Equipo.
Ver ausencia: si tiene una que afecta al proyecto, el tipo y las fechas.
Ver perfil: el mismo de Músicos en Weikos.
Marcar como favorito. Si ya lo es, Número de favorito para cambiar su número y Quitar de favoritos. Se guarda en la agrupación de su contrato.
Ver nota privada o Añadir nota privada: la nota de tu institución sobre esa persona.
Cambiar categoría, en los asignados: al lado sale la lista de categorías. Cambia la categoría solo en esa plantilla (la del proyecto, la de una obra o la de un bloque), igual que el modo de categorías, y se guarda con Guardar.
Mover a Músicos asignados o Mover a Músicos sin asignar (en una institución que convoca, Mover a Músicos convocados o Mover a Músicos reserva): cambia la sección en la que aparece en esta plantilla. No cambia su contrato ni su categoría.

La estrella con un número dentro del nombre es su número de favorito. Los músicos sin asignar salen ordenados por ese número, después los favoritos sin número y luego el resto, en el orden en que se añadieron. Para quitar a alguien de los asignados, pasa el ratón por su nombre y pulsa la ×. Los favoritos van por instrumento: cada persona sale solo en la lista del instrumento en el que es favorita, con su número en esa lista, y el menú de su chip habla del instrumento de su contrato, por ejemplo «Número de favorito en violín».

Si tu institución tiene una nota privada sobre la persona, su nombre lleva un icono de nota, también en los favoritos. Al pasar el ratón por encima se lee, y al pulsarlo se abre. Si pulsas el + de un favorito con nota, antes de preparar su contrato sale la nota y eliges «Cancelar» o Preparar contrato.

Cambiar la categoría de un músico solo en este proyecto

Un músico puede figurar en un proyecto, en una obra o en un bloque de un servicio con una categoría distinta de la de su contrato: por ejemplo, un tutti que hace de solista en un concierto. Su contrato no cambia y cobra lo mismo. La categoría sale en la plantilla y en la plantilla descargada, con su abreviatura, y en la columna de categoría del listado de participantes.

En Plantilla, elige la plantilla general o una obra y pulsa el icono Modo Categorías: cambia una categoría solo aquí de la barra de acciones. Cada músico asignado enseña la abreviatura de su categoría.
Pulsa el músico y elige la categoría. Su abreviatura queda resaltada: tiene una categoría propia en esta plantilla.
Pulsa Guardar.

Lo que cambias en la plantilla general vale también en sus obras y en sus servicios, sin transferir. Lo que cambias en una obra vale en esa obra y en sus bloques, y no toca la plantilla general ni las demás obras. Si una obra o un bloque ya tenía una categoría propia para ese músico, se mantiene.

Para cambiarla solo en un servicio, ábrelo en el plan de trabajo, pulsa Plantilla en la obra del bloque y usa el mismo icono, junto a desplegar y plegar. Guarda la ventana y después el servicio.

Para quitar el cambio, pulsa el músico y elige La del contrato en la plantilla general, o La heredada en una obra o en un bloque.

Pasar la plantilla a las obras y a los servicios

Transferir a obras: con la plantilla general elegida, el icono Transferir a obras de la barra de acciones copia sus músicos a cada obra, solo en los instrumentos que la obra necesita según su orgánico.
Transferir a servicios: con una obra elegida en el panel, el mismo icono pasa a ser Transferir a servicios y copia sus músicos a los servicios en los que esa obra está en un bloque. Solo pasan los músicos de las agrupaciones de cada servicio y, si el servicio tiene reparto por servicio, los que están en él (Repartir los músicos por servicio).
En un instrumento, el icono Transferir hace lo mismo solo con ese instrumento.

Al terminar verás Músicos transferidos correctamente Los servicios sin bloques no necesitan transferencia: trabajan con la plantilla general.

Transferir sustituye a los músicos del destino. Si has ajustado a mano la plantilla de una obra o de un servicio, esos cambios se pierden, salvo las categorías propias de cada músico, que se mantienen. Se aplica al momento, con lo que tengas guardado, así que guarda antes. Define también antes el orgánico de cada obra y las agrupaciones de cada servicio: sin ellos, no pasa ningún músico.

Publicar la plantilla

En Plantilla, pulsa el icono del ojo de la barra de acciones. Tachado, dice Sin publicar: los músicos no la ven. Pulsa para publicarla
Al pulsarlo, se publica al momento, sin pulsar Guardar, y el ojo se pone en verde: Publicada: la ven los músicos. Pulsa para retirarla Vale para toda la plantilla, aunque estés en una obra.

Para retirarla, vuelve a pulsar el ojo. Publicar la plantilla no envía ningún aviso a los músicos.

Cambiar el estado del proyecto

En la ficha artística del proyecto, elige el Estado y pulsa Guardar. Para cambiar varios a la vez, márcalos en el listado de proyectos y pulsa Acciones › Cambiar estado a. Cancelar un proyecto funciona de otra forma: lo explica Cancelar o reactivar un proyecto.

Los músicos ven los proyectos en Por confirmar y Confirmado. Los que están en En estudio, En producción o Cancelado no les salen.

Descargar la plantilla

En Plantilla, pulsa el icono Descargar plantilla de la barra de acciones y elige:

Plantilla de músicos: la formación completa, en Word o PDF. Si tienes una obra elegida en el panel, descarga la plantilla de esa obra.
Listado de participantes: un Excel con los datos que elijas, de todos los músicos o Solo refuerzos.

La plantilla sale con el nombre artístico de cada músico y, a su lado, la abreviatura de su categoría (la de Configuración › Categorías artísticas), salvo los tutti. Es la categoría que vale en esa plantilla: la propia del proyecto, de la obra o del bloque si la tiene, y si no, la de su contrato.

La plantilla de un servicio

Saca solo a quienes participan en ese servicio: si sus bloques tienen obras, los marcados en ellas; si no, los músicos de la plantilla de las agrupaciones del servicio. Lo explica Quién participa en el servicio.

Desde el servicio, en el plan de trabajo o en el calendario: pulsa el icono Descargar plantilla de su barra y elige Plantilla de músicos (Word o PDF) o Listado de participantes.
Desde los menús: en los tres puntos de su fila en el plan de trabajo, en los del panel del servicio en el calendario o con el botón derecho sobre el servicio, elige Descargar plantilla.
De varios a la vez: en el plan de trabajo, marca los servicios (o filtra la lista), pulsa Descargar y elige Plantillas de músicos. Baja un ZIP con una plantilla por servicio, hasta 50.

Elegir las partituras

Cada obra del programa se interpreta con una partitura de la biblioteca, y los músicos la ven cuando la publicas.

En el proyecto, entra en Programa y pulsa la obra.
En el panel, pestaña Partitura, elige la partitura de la biblioteca. Weikos te sugiere las de esa obra. Si la tienes pero no sale, porque se llama de otra forma o quedó enlazada a otra obra, pulsa Buscar en la biblioteca y búscala por su nombre, su nº de catálogo, su compositor o su editorial. Si era de otra obra o de otro compositor, te pide confirmarlo y pasa a ser de esta: la próxima vez saldrá sugerida.
Activa Visible para que la vean los músicos.

En Partituras del proyecto tienes todas las obras del programa en orden, con su partitura y si está publicada. Una obra sin partitura lleva Elegir partitura, que te lleva a su panel, y Publicar todo publica de una vez todas las del programa. Si la partitura aún no existe, créala en la biblioteca: lo explica Gestionar la biblioteca de partituras.

Qué ve el músico

El proyecto: solo en Por confirmar o Confirmado, si es de su agrupación o su contrato es de ese proyecto, y cuando ha aceptado el contrato.
La plantilla: hasta que la publicas, ve Plantilla no disponible.
Los servicios: los que no están cancelados, dentro de las fechas de su contrato, de su agrupación o en los que está asignado. Los de otra agrupación le salen como Servicio de otra agrupación; si tu institución ha elegido Ocultos en Servicios de otras agrupaciones, no le salen y las fechas del proyecto que ve son las de sus servicios (Organizar el equipo).
Las partituras: las publicadas con Visible en un proyecto en Por confirmar o Confirmado que no haya terminado, con archivos de su instrumento o para todos. Cuando el proyecto termina, se retiran solas.

Cómo lo buscan los músicos lo explican las guías Encontrar un servicio o un proyecto y Tus partituras.

Si no funciona

El músico no ve el proyecto. Comprueba que está en Por confirmar o Confirmado, que el contrato del músico es de la agrupación del proyecto o de ese proyecto, y que lo ha aceptado: un contrato pendiente no da acceso. En las apps no salen los proyectos terminados ni cancelados.
Has publicado la plantilla y el músico sigue viendo Plantilla no disponible. Comprueba que el ojo de la barra de acciones está en verde, con Publicada: la ven los músicos. Pulsa para retirarla Si lo mira en la app, pídele que cierre el proyecto y lo vuelva a abrir.
El icono de transferir está desactivado. Tienes cambios sin guardar: pulsa Guardar y vuelve a transferir.
Después de transferir, una obra o un servicio se ha quedado sin músicos. La obra no tiene orgánico o el servicio no tiene agrupaciones. Defínelos y vuelve a transferir.
Al músico no le salen las partituras. Revisa que la partitura de la obra tenga Visible, que el proyecto esté en Por confirmar o Confirmado y no haya terminado, que los archivos estén marcados para su instrumento y que su contrato tenga instrumento. Si el proyecto ya terminó, en la ficha de la partitura esa interpretación dice Terminado en vez del interruptor.
En el Excel, los datos personales salen recortados o vacíos. Salen como tu rol de acceso los ve: si los ve recortados, el documento, la Seguridad Social y el IBAN llevan solo sus últimos caracteres, la dirección y el banco salen ocultos y las fechas, vacías. Si necesitas los de todos, pide a quien administra tu institución que revise tu rol.
No encuentras el lápiz para abrir el contrato de un músico. Ya no está en su nombre: pulsa con el botón derecho sobre él y elige Ver contrato. Si no sale el menú, o le faltan opciones, tu rol no tiene ese permiso: pide a quien administra tu institución que lo revise.
Un servicio no sale en su calendario. Lo explica Organizar el plan de trabajo.

Si el proyecto está en Confirmado, el músico ha aceptado un contrato de la agrupación, la plantilla está publicada y guardada, ha vuelto a abrir el proyecto en la app y sigue sin verlo, o si un músico ve proyectos, plantillas o partituras que no le corresponden, escríbenos a help@weikos.io con el enlace al proyecto.

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