Configurar los tipos de ausencia

Cada ausencia es de un tipo: vacaciones, baja médica, asuntos propios… El tipo decide a quién se aplica, sus límites, cómo se pide y si se puede ampliar. Una persona solo puede pedir los tipos asignados a su contrato. Cómo se piden lo explica Pedir una ausencia; cómo se resuelven, Aprobar o denegar ausencias.

Crear un tipo de ausencia

Entra en Configuración › Ajustes generales › Administración › Tipos de ausencia y pulsa Añadir tipo de ausencia.
Rellena los pasos del asistente. Puedes ir de uno a otro en el orden que quieras.
Pulsa Guardar.

Para cambiar un tipo, pulsa el lápiz de su fila: se abre el mismo asistente. Los cambios valen para las ausencias que se pidan a partir de entonces.

General

Nombre público: el que ven las personas al pedir la ausencia. Nombre administrativo: el que ve tu institución.
Tipo de ausencia: retribuida, no retribuida, médica, vacaciones, días libres u otras. Decide el color y el grupo en el que sale en el calendario; no cambia los límites.
Activo: un tipo inactivo deja de ofrecerse. Las ausencias que ya tiene no cambian.

Ámbito: a quién se aplica

Beneficiarios: General, para cualquier contrato, o Equipo, para los roles que elijas. Con cualquier rol que tenga agrupación —músicos, técnicos, dirección y composición— puedes además limitarlo a unas agrupaciones: si las dejas vacías, vale para todos los contratos de ese rol. Solista y profesor no tienen agrupación, así que no se filtran por ella.
Aplicar automáticamente al contrato: el tipo se asigna solo a los contratos vigentes que encajan con el ámbito, los que ya existen y los nuevos, y se quita de los que dejan de encajar si cambias el ámbito. Un tipo nuevo viene con esta opción activada.

Si lo dejas apagado, asígnalo a mano en cada contrato: en la ficha del contrato, tarjeta Tipos de ausencia › Gestionar tipos de ausencia › Añadir tipo de ausencia, y guarda el contrato.

Límites

Cantidad disponible: cuántos días se pueden coger. En su Cómputo eliges si cuentan por Año, por Temporada o Por solicitud, es decir, lo máximo que puede durar cada ausencia.
Tipo de días: Días naturales, todos los días; Días hábiles, los días que trabaja el contrato de cada persona (sus Días laborables), sin los festivos de tu institución salvo que el contrato trabaje en festivos; o Horas, para las ausencias que se cuentan por horas, como las horas sindicales.

Contar en horas obliga a pedir la franja: al elegirlo, Hora de inicio y Hora de fin quedan activadas y ya no se pueden apagar. Una ausencia de varios días es la misma franja cada día hábil: de 9 a 11 de lunes a miércoles son 6 horas. La cantidad, el saldo y los avisos de la persona salen en horas.

Un tipo que ya tiene ausencias no deja cambiar cómo se cuenta, porque sus cantidades están en la unidad anterior. Si lo necesitas con otra unidad, crea un tipo nuevo y desactiva el antiguo.
Cantidad de solicitudes disponibles: cuántas ausencias de este tipo se pueden tener por año, por temporada o En total.

Solo cuentan las ausencias aprobadas del mismo contrato y tipo. Con el cómputo por temporada, crea antes las temporadas de tu institución. Al pedir la ausencia, la persona ve su saldo: los días consumidos, los que le quedan y sus solicitudes aprobadas. Estos límites también se aplican cuando tu institución registra la ausencia.

Solicitud

La persona puede solicitarlo: si está apagado, solo tu institución puede registrar ausencias de este tipo, por ejemplo una baja médica.
Requiere aprobación: la solicitud llega como pendiente y tu institución la aprueba o la deniega. Sin él, queda aprobada al pedirla.
Antelación mínima de solicitud: con cuántos días naturales de antelación hay que pedirla. Si activas Permite solicitud de urgencia (fuera de plazo), la persona puede pedirla con menos antelación: ve un aviso y tu institución ve la solicitud marcada como fuera de plazo.
Periodo de espera entre solicitudes (días): días mínimos desde el fin de la última ausencia aprobada de este tipo hasta el inicio de la siguiente.
Editable mientras está pendiente y Cancelable mientras está pendiente: si la persona puede cambiar o cancelar su solicitud antes de que se resuelva.

Tu institución no tiene que respetar la antelación ni la espera al registrar una ausencia.

Ausencias que se pueden ampliar

Sirven para las ausencias cuya fecha de fin no se conoce de antemano, como una baja médica: se crean con la fecha de fin provisional, se amplían cuando hace falta y, cuando se sabe cuándo terminan, se marca la fecha como definitiva.

Permite ampliación: las ausencias de este tipo se crean con la fecha de fin Provisional y tienen el botón Ampliar.
El usuario puede ampliar: la propia persona puede ampliar su ausencia una vez aprobada y marcar su fecha de fin como definitiva, en la web o en la app. Si está apagado, solo lo hace tu institución.
Límite de ampliaciones: cuántas veces se puede ampliar cada ausencia. Vacío, sin límite.

Ampliar no cambia el estado de la ausencia ni vuelve a pedir aprobación. Cómo se amplía lo explican Aprobar o denegar ausencias y, para la persona, Pedir una ausencia.

Formulario

Decide qué campos ve la persona al pedir la ausencia: Hora de inicio y Hora de fin, para ausencias de unas horas; Motivo; y Documentos, para adjuntar justificantes. Marca Obligatorio en el motivo o en los documentos si no se puede enviar sin ellos.

Si no funciona

Una persona no ve el tipo al pedir una ausencia. Tiene que estar activo, asignado a su contrato y con La persona puede solicitarlo activado.
No encuentras el tipo al asignarlo a un contrato. Está inactivo, se asigna automáticamente o no encaja en su ámbito. Si sale Todos los tipos aplicables ya están asignados, el contrato ya los tiene todos.
Una persona no puede pedir más días o más ausencias. Ha llegado a la Cantidad disponible o a la Cantidad de solicitudes disponibles del periodo. Si le corresponden más, sube el límite del tipo.
No te deja eliminar un tipo. Sale No se puede eliminar un tipo con ausencias asociadas: desactívalo para que no se ofrezca más.
Añadir tipo de ausencia está desactivado. Sale Elige un contrato para añadir: tienes contratos de varias instituciones elegidos arriba. Elige uno en Contrato.
No ves Tipos de ausencia. Tu rol de acceso no lo incluye. Habla con quien administra tu institución.

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