Gestionar la biblioteca de partituras

La biblioteca guarda las partituras de tu institución: cada una con sus PDF y el instrumento de cada parte, sus datos de archivo y sus etiquetas. Desde ahí se eligen para cada obra del programa de un proyecto. Las partituras se gestionan desde la web.

Ver y buscar

Entra en Actividad › Biblioteca. Por defecto, las partituras salen Agrupar por obra: una obra con varias partituras tiene una fila que se pliega, y debajo cada partitura. Arriba a la izquierda puedes cambiar a Una fila por partitura.
Escribe en el buscador parte del número de catálogo, la obra, el compositor o el material; no hace falta poner tildes.
Con el icono de filtros, a la derecha, acotas por compositor, instrumento, Propiedad, proyecto o etiquetas. Con Sólo visibles te quedas con las que los músicos ven en algún proyecto.

Dar de alta una partitura

En la biblioteca, pulsa Añadir.
En Nueva partitura, escribe al menos tres letras del compositor y elígelo de la lista común. Si no está, pulsa No está: añadir compositor y escribe su Nombre, sus Apellidos y, si los sabes, el Nacimiento, la Muerte y la Nacionalidad.
Escribe la Obra y, si quieres, el Material: lo que distingue esta partitura de otras de la misma obra, como «Arcos originales».
Pulsa Crear. Se abre su ficha.

Si una obra ya tiene varias partituras, en la vista agrupada su fila lleva un «+», Añadir otra partitura de esta obra: el diálogo sale con el compositor y la obra puestos.

Subir los PDF y marcar las partes

En la ficha, en Archivos y partes, suelta la carpeta entera o los PDF en Suelta aquí la carpeta o los PDF, o pulsa ahí para elegirlos. Solo se admiten PDF. Se suben todos sin pedirte nombres.
Weikos propone el instrumento de cada parte por el nombre del archivo («Violin1» es violín 1). En los que acabas de subir se pone solo; en los antiguos sale en ámbar y lo confirmas con un clic, o todos a la vez con Confirmar las … propuestas.
Para añadir otro instrumento a una parte, pulsa el «+» de su fila, Añadir instrumento; para quitarlo, la ✕ de su chip.

Además de los instrumentos, una parte puede ser para Todos, y la ven todos los músicos que tienen la partitura, o para Concertino o Solista de violonchelo, y la ve también quien tiene ese puesto en su contrato.

Arriba verás Faltan: … con las partes que pide el orgánico y no tienen ningún archivo. Cada archivo tiene sus tres puntos con Abrir, Descargar, compartir y Eliminar.

Completar los datos

En Partitura, a la derecha, pulsa el lápiz.
Completa el Nº de catálogo, la Ubicación (déjala vacía si solo está en digital), los Juegos, la Propiedad (Propia, Alquiler, Cesión o De terceros), la Editorial y la Distribuidora. Si otra partitura ya tiene ese número, Weikos te avisa, pero puedes guardar.
En Observaciones, pulsa el lápiz para escribir notas sobre la partitura.

Estos datos salen en la ficha, en las columnas de la biblioteca y en el Excel. Los músicos no los ven: en su ficha solo están la obra, el compositor, el material y sus partes.

Alquilar una partitura

Cuando alquiláis el material de una obra, apúntalo en la partitura: de quién es, para qué proyecto, cuándo llega y cuándo se devuelve, cuántos ejemplares, cuánto cuesta y si los derechos de ejecución van incluidos.

Desde el programa del proyecto, en la obra, pestaña Partitura, pulsa Alquilar material. Elige el proveedor, revisa las fechas (las del proyecto) y pon lo que sepas: Ejemplares pedidos, Ejemplares recibidos, el precio, la fianza y los Derechos de ejecución. La partitura se crea en la biblioteca como alquiler, se pone en la obra y queda apuntado su alquiler para ese proyecto. Si ya teníais una de alquiler de esa obra, elige Volver a alquilar «…» y no se crea otra.
Desde la biblioteca, en la ficha de una partitura de alquiler, pulsa + Añadir alquiler. Ningún dato es obligatorio: apunta lo que sepas y complétalo después.
Cada alquiler dice si está previsto, en vigor, sin devolver o devuelto, y avisa con Faltan … si llegaron menos ejemplares de los pedidos. En su ⋮ lo marcas como devuelto o creas su gasto, que se abre con la obra, el importe y el proyecto ya puestos.

Si alguna partitura de alquiler tiene ya pasada la fecha de fin, la biblioteca lo avisa arriba: Revisar deja en la lista solo esas.

Ponerle etiquetas

En Etiquetas, pulsa Etiqueta.
Elige una de las que ya tenéis, o escribe una nueva y elige su categoría. Si la categoría tampoco existe, pulsa Categoría nueva.
Para quitar una, pulsa la ✕ de su chip.

Con Gestionar categorías, al pie del buscador, abres Categorías de etiquetas: arrastra las categorías al orden en que quieres verlas en todas las partituras y en la biblioteca, cámbiales el nombre o bórralas con Borrar categoría. Si una categoría se usa, al borrarla eliges Pasarlas a otra categoría, útil si tenéis dos para lo mismo, o borrar también sus etiquetas, que se quitan de esas partituras y no se puede deshacer.

Publicarla en un proyecto

La partitura se elige en el programa de cada proyecto, como explica Preparar la plantilla de un proyecto. En la ficha, Interpretaciones enseña cada concierto en que se usa, con su Visible para los músicos. Para ver todo lo que habéis interpretado de una obra, consulta el repertorio.

Compartir un PDF con un enlace

Para quien no tiene cuenta, como quien prepara los sobretítulos:

En los tres puntos del archivo, pulsa Compartir con un enlace.
Escribe Para quién es y elige cuánto Vale durante: una semana, un mes, tres meses, un año o hasta una fecha.
Pulsa Crear enlace y Copiar, y envíaselo.

En Enlaces compartidos ves cada enlace, cuántas veces se ha usado y hasta cuándo vale. Con Retirar deja de funcionar al momento.

Descargarla

Con el icono de descarga de la ficha:

Todo, en un .zip baja todos sus PDF y la hoja de la partitura.
Hoja de la partitura, en PDF o Word, es el resumen para acompañar el material: obra, datos de archivo, partes, lo que falta, observaciones e interpretaciones.

Lo mismo está en los tres puntos de cada fila de la biblioteca. Para varias a la vez, márcalas en la biblioteca y pulsa Descargar: Hoja de la partitura baja las hojas de las marcadas, y el Excel de la biblioteca, las marcadas o, si no marcas ninguna, todas las que ves con la búsqueda y los filtros.

Eliminar una partitura

En la biblioteca, abre los tres puntos de su fila y pulsa Eliminar. Desde la ficha, en los tres puntos de arriba, es Eliminar la partitura.
Confirma en ¿Eliminar esta partitura?.

Para eliminar varias, márcalas y pulsa Acciones › Eliminar.

Se eliminan sus archivos y sus vínculos con los programas, y los músicos dejan de verla. No se puede deshacer.

Si no funciona

No ves «Añadir» ni los lápices. Tu rol de acceso solo permite ver la biblioteca. Habla con quien administra tu institución. Si tienes varias instituciones a la vez en el selector de arriba, elige un contrato de una sola para que aparezca «Añadir».
Un músico no ve su parte. Comprueba que el archivo tiene su instrumento, o Todos, y que la partitura está visible en el programa del proyecto.
Un archivo no tiene la parte bien. Quita el instrumento con la ✕ de su chip y añade el bueno con el «+».
No se sube un archivo. Solo se admiten PDF: conviértelo antes.
El compositor no sale en la lista. Escribe al menos tres letras del nombre o del apellido; si no está, añádelo.
El .zip no se puede descargar. La partitura aún no tiene PDF: descarga solo la hoja.
Quien recibió un enlace ve «Este enlace ya no está disponible». Se ha retirado o ha caducado. Crea uno nuevo.

Si un PDF no se sube o no se abre, o tienes que corregir un compositor mal escrito, escríbenos a help@weikos.io con el enlace a la partitura.

Lo que decide tu institución

Nunca te pediremos por correo tu contraseña ni tus datos bancarios. Si recibes un mensaje que te los pida en nombre de Weikos, no respondas y escríbenos a help@weikos.io.