Crear un proyecto

Un proyecto reúne todo lo de una producción: su ficha artística, el programa, la plantilla, el plan de trabajo, las partituras, los contratos y los documentos. Se crea en la web y se completa siguiendo su menú, de arriba abajo.

Crear el proyecto

Entra en Actividad › Proyectos y pulsa Crear.
Se abre Nuevo proyecto en En estudio, con su Ficha artística. Escribe el Nombre, que es obligatorio.
Pulsa Guardar. Te quedas en la ficha para seguir completándola.

Mientras no lo guardes, la papelera roja Descartar de la barra de acciones, arriba a la derecha, lo elimina, junto con los contratos que hayas creado desde su ficha.

Completar la ficha artística

La ficha tiene una tarjeta para cada parte. Cuando termines, pulsa Guardar.

Estado: déjalo en En estudio mientras lo preparas. Los músicos solo ven los proyectos en Por confirmar o Confirmado.
Información general: la imagen, el Nombre interno y el Código interno, la Temporada, el Tipo, los Detalles y las Notas privadas, que solo ve quien puede editar el proyecto.
Agrupaciones: marca las agrupaciones de tu institución que participan y ordénalas arrastrando. Con + añades una Agrupación colaboradora. Las agrupaciones deciden qué músicos ven el proyecto, y cada evento con público nuevo nace con todas ellas marcadas, también las colaboradoras. Una Agrupación colaboradora con contrato para este proyecto también se puede elegir en sus servicios.
Artistas: los Directores/as, Solistas, Profesores y la Agrupación solista. Pulsa +: en Nuevo das de alta al artista ahí mismo con su nombre artístico y su Especialidad, y en De la institución eliges uno que ya existe. El contrato queda vinculado al proyecto al momento. Arrastra para ordenarlos y pulsa uno para abrir su contrato. En los directores, el primero de la lista es el director principal: si hay más de uno, lleva la etiqueta Principal, y para cambiarlo arrastra otro arriba. El primero que añades pasa a ser el principal.
Eventos con público: los conciertos, representaciones y demás eventos con público. Pulsa Añadir evento y elige la fecha, las horas, el tipo y el espacio. Cada evento se crea con todas las agrupaciones del proyecto. Las que añadas después al proyecto entran también en los eventos que tenían todas o ninguna, como el que ya trae un proyecto nuevo; si a uno le has quitado alguna, se queda como lo dejaste. Las fechas de estos eventos marcan el inicio y el fin del proyecto. Si quitas uno con la papelera, al guardar se elimina también del plan de trabajo, con sus bloques; si solo se suspende, cancélalo desde el plan de trabajo.

Para quitar un artista, quítalo de su tarjeta. Si su contrato es solo de este proyecto, te pide el motivo y el contrato se cancela al guardar. Si no, Desvincular artista lo quita del proyecto: Se desvinculará del proyecto. Su contrato no se verá afectado. Si quitas al director principal, también se le retira de las obras del plan de trabajo y el siguiente de la lista pasa a ser el principal. Cuando cambia el principal, los bloques del plan de trabajo que no tenían director o tenían al anterior pasan al nuevo.

Seguir por el menú del proyecto

Al abrir el proyecto, el menú lateral pasa a ser el suyo. Síguelo en este orden:

Plan de trabajo: los ensayos y demás servicios, repartidos en bloques. Lo explica Organizar el plan de trabajo.
Programa: las obras, sus pausas y cuántos instrumentos necesita cada una, con el orgánico general en su cabecera. Lo explica Preparar el programa y el orgánico.
Plantilla: los músicos de cada instrumento y cuándo los ven. Lo explica Preparar la plantilla de un proyecto.
Inventario: los instrumentos y el material que usa el proyecto. Lo explica El material de un proyecto.
Partituras: las partituras que verán los músicos. Lo explica Preparar la plantilla de un proyecto.
Contratos: los contratos del proyecto. Lo explica Proponer un contrato.
Documentos: los documentos del proyecto, abajo.

Según tu rol de acceso, el menú muestra también las ausencias, las tareas, los gastos, los ingresos y el balance del proyecto. En Equipo eliges el personal técnico del proyecto y quién va a cada servicio. Lo explica Elegir el equipo técnico de un proyecto.

Añadir documentos al proyecto

En el proyecto, entra en Documentos.
Elige arriba si vas a subir documentos públicos o privados. Los públicos los ven los músicos del proyecto en la web y en las apps; los privados, solo quien gestiona el proyecto.
Arrastra los archivos o pulsa en la zona de subida.

En el menú de cada documento puedes descargarlo, copiar su enlace, hacerlo público o privado y eliminarlo.

Si solo quieres dejar apuntado quién dirige o quién canta y completar el contrato más adelante, con el nombre artístico y la especialidad basta. Cuando quieras entrar en el detalle, el icono de arriba a la derecha del diálogo abre la ficha completa del contrato con lo que ya hayas escrito.

Ver los proyectos en lista o en tarjetas

Arriba a la izquierda del listado, antes de los filtros, el interruptor cambia entre Lista y Tarjetas. Son los mismos proyectos, con los mismos filtros y la misma búsqueda: solo cambia cómo se ven, y Weikos recuerda la vista que elijas.

Lista: la tabla, con el nombre, las fechas, las agrupaciones, el estado y las acciones de cada fila. La exportación a CSV solo está aquí.
Tarjetas: cada proyecto con su imagen, el nombre, el punto de su estado, las fechas y la misma fila de iconos que en las apps: servicios, actuaciones y viajes; plantilla y si participas; documentos y partituras. Los iconos encendidos abren esa parte del proyecto, y el menú ⋮ aparece sobre la imagen al pasar el ratón.

Descargar los datos de un proyecto

En el listado de proyectos, abre el menú ⋮ de la fila › Descargas y elige Proyecto, Orgánico, Plantilla, Plan de trabajo, Contratos del Proyecto o Pagos de contratos del proyecto. Son documentos de Word, salvo Proyecto y Plan de trabajo, que eliges en PDF o Word. Para varios proyectos, márcalos y pulsa Descargar: se descargan juntos en un ZIP.

El documento Proyecto también se descarga desde la Ficha artística del proyecto: pulsa el icono Descargar de la barra de acciones y elige PDF o Word. Si tienes cambios sin guardar, el icono está desactivado hasta que guardes. En la misma barra, el icono Copiar enlace copia la dirección del proyecto.

Cancelar o reactivar un proyecto

En la Ficha artística del proyecto, abre el Estado y elige Cancelado.
En ¿Cancelar este proyecto? ves lo que se cancela con el proyecto (sus servicios, sus contratos por proyecto y las solicitudes de datos y de ausencia pendientes) y lo que se conserva tal cual.
Escribe el motivo de la cancelación y pulsa Cancelar proyecto.

Se aplica al momento, sin pulsar Guardar, y no se envía ningún aviso. La tarjeta del estado muestra la fecha y el motivo. Si tienes cambios sin guardar, guárdalos o descártalos antes de cambiar el estado. En el listado, el cambio de estado en bloque no ofrece Cancelado: se cancela proyecto a proyecto.

Para reactivarlo, elige otro estado en el mismo selector y pulsa Reactivar. Vuelven los servicios que se cancelaron con el proyecto; los contratos por proyecto siguen cancelados y hay que volver a crearlos.

Eliminar un proyecto

Un proyecto que ya se ha guardado se elimina desde el listado.

Abre el menú ⋮ de la fila del proyecto. En la vista Tarjetas, el menú aparece sobre la imagen al pasar el ratón.
Elige Eliminar. En ¿Eliminar este proyecto? ves, con cifras, lo que se borra y lo que se queda:
- También se eliminará: sus servicios, las obras del programa, las tareas, los ficheros del proyecto y sus contratos por proyecto, con las ausencias, los registros de entrada y salida y los documentos de esos contratos, y las solicitudes de datos.
- Se conserva, pero sin este proyecto: los contratos estables asignados al proyecto y los gastos e ingresos.
Escribe la palabra que te pide, Escribe «…» para confirmar, y pulsa Eliminar.

Esta acción no se puede deshacer. Si solo quieres que el proyecto no siga adelante, cancélalo, como se explica arriba: se puede reactivar.

Duplicar un proyecto

Si no funciona

Crear sale desactivado. Tienes varios contratos en la institución o Todos elegido arriba. Elige un contrato en Contrato.
Sale No se pudo crear el proyecto. Inténtalo de nuevo. Vuelve al listado y pulsa otra vez Crear.
No aparece la tarjeta de agrupaciones. Tu institución aún no tiene agrupaciones. Se crean en Configuración › Ajustes generales › Equipo › Agrupaciones.
No encuentras la temporada. No está creada: lo explica Configurar las temporadas. Se crea en Ajustes generales › Actividad › Temporadas.
No encuentras el espacio de un evento con público. No está dado de alta o está desactivado: lo explica Gestionar los espacios. Se da de alta en Ajustes generales › Actividad › Espacios.
No puedes elegir un contrato existente para un artista. No hay contratos de esa especialidad en tu institución: cambia a Nuevo y da de alta al artista.
No ves un proyecto en En estudio que creó un compañero. Con el rol Administrativo o Producción solo ves los que creaste tú.
No ves la papelera Descartar. El proyecto ya se guardó: elimínalo desde el listado, como se explica en Eliminar un proyecto.
No te deja eliminar el proyecto. Sale No se puede eliminar. Sus contratos por proyecto figuran como autores de: con una lista de registros, como comentarios, gastos o documentos. Elimínalos o cámbiales el autor y vuelve a intentarlo.
No ves el menú ⋮ o no aparece Eliminar. Depende de tu rol de acceso. Con Administrativo o Producción, depende también del estado del proyecto y de quién lo creó.
El botón Eliminar del diálogo sigue en gris. Falta escribir la palabra de confirmación tal cual, o todavía está calculando lo que se eliminará.

Si al guardar la ficha los cambios no se quedan o sale un error una y otra vez, escríbenos a help@weikos.io con el enlace al proyecto.

Lo que decide tu institución

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