Llevar el inventario

El inventario guarda el material de tu institución: los instrumentos, pero también los atriles, las sillas, los equipos de sonido, los ordenadores o el vestuario. De cada cosa sabes de quién es, cuántas unidades hay y, si la tienes alquilada, a quién, desde cuándo y por cuánto. Después, cada proyecto reparte ese material: eso lo cuenta El material de un proyecto.

Necesitas permiso

Esta opción solo aparece si tu rol de acceso lo permite. Si no la ves, pide a la persona que administra tu institución que revise tu rol.

Abrir el inventario

1. En el menú lateral, entra en Configuración › Ajustes generales.
2. En la sección Actividad, abre Inventario.

Dar de alta algo

1. Pulsa Añadir al inventario.
2. Elige la Categoría. Hay siete y no se pueden cambiar: instrumentos, equipos informáticos, material de escena, sonido y audio, mobiliario, vestuario y otros.
3. Di qué es en Instrumento. En la categoría de instrumentos eliges de la lista de Weikos, que baja al detalle real: bombo, castañuelas, crótalos, clarinete bajo, corno inglés, cada uno de los saxos… Puedes escribir encima para precisar —«Platos (par) 18”» o «Contrabajo de 5 cuerdas»— y Weikos sigue sabiendo qué instrumento es; debajo del campo verás en qué familia va a quedar.
4. Rellena la marca, que es obligatoria, y el modelo si lo tiene. Un atril o una funda no siempre tienen modelo claro, así que no se exige.
5. Si tienes varias unidades iguales, pon el número en Unidades en lugar de crear una ficha por cada una. Con más de una desaparece el número de serie, que ya no distingue nada: si necesitas seguir la pista de cada pieza, haz fichas separadas.
6. Elige la Titularidad.
7. Pulsa Guardar.

De quién es cada cosa

• De la institución: es vuestro. Puedes anotar el valor original y el residual, que son por unidad.
• De un músico o particular: lo trae alguien. Se elige a la persona entre los contratos de la institución o se escribe su nombre si no tiene contrato en Weikos.
• Alquilado: no es vuestro y solo lo tenéis mientras dure un alquiler. No se le ponen valores: lo que cuesta es su alquiler.

El listado se divide en esos tres apartados, así que de un vistazo ves qué es propio, qué presta alguien y qué está alquilado.

Registrar un alquiler

Una misma ficha se alquila tantas veces como haga falta: cada vez es un alquiler nuevo, con su proveedor y sus fechas, y el histórico queda ahí.

1. Abre la ficha de algo alquilado. Abajo verás Alquileres.
2. Pulsa Añadir alquiler.
3. Elige el Proveedor entre tus contactos. Si no está, escribe su nombre y créalo ahí mismo, como harías en un gasto.
4. Si el alquiler es para un proyecto concreto, elígelo. Déjalo vacío si es de temporada.
5. Pon las fechas, las unidades, el precio y, si la hay, la Fianza. La fianza se recupera al devolverlo, así que no cuenta como gasto.
6. Pulsa Guardar.

El estado lo calcula Weikos con las fechas, así que nunca se queda viejo: Previsto antes de empezar, En vigor mientras lo tienes, Devuelto cuando lo marcas y Sin devolver si pasó la fecha de fin y nadie lo devolvió.

En el menú de cada alquiler tienes Marcar como devuelto y Crear gasto de este alquiler.

El gasto de un alquiler

Crear gasto de este alquiler abre el formulario de gasto de siempre con lo que ya se sabe: el concepto, el importe, la fecha de inicio del alquiler y, si lo hay, el proyecto al 100 %. Todo es editable antes de guardar. Dos cosas no vienen puestas: la partida, porque es del catálogo de tu institución, y el proveedor, que en un gasto se indica al registrar la factura.

Cuando el gasto está creado, esa acción pasa a ser Ver el gasto, para que nadie lo cree dos veces.

Lo que ya no tienes

El listado enseña por defecto lo que tienes hoy. Lo devuelto —y lo que está fichado sin ningún alquiler en curso— aparece al activar Ver también lo que ya no tenemos.

Es útil porque el catálogo se convierte en memoria: cuando vuelvas a necesitar ese clave, la ficha sigue ahí con su proveedor, y alquilarlo otra vez es cuestión de un par de clics.

Si no funciona

• No ves «Inventario» en los ajustes. Tu rol de acceso no tiene el permiso del inventario: pide a quien administra tu institución que lo revise.
• La papelera está desactivada. Sale No se puede eliminar un instrumento asignado a proyectos: quítalo antes de los proyectos que lo usan.
• No encuentras tu instrumento en la lista. Escribe su nombre a mano. Si el texto empieza por uno conocido —«Contrabajo de 5 cuerdas»—, la ficha se clasifica igual; si no, queda en «Otros».
• Un alquiler no aparece. Si ya está devuelto, actívalo con Ver también lo que ya no tenemos.