Empezar a gestionar tu institución

Esta guía ordena lo que conviene preparar cuando tu institución empieza con Weikos y te lleva a la guía de cada paso. No hace falta hacerlo todo de una vez: empieza por lo que vayas a usar antes. Lo que cada persona ve y puede hacer depende de su rol de acceso.

Antes de invitar a nadie

Quién entra y qué puede hacer. Revisa los roles de acceso y crea los que te falten: Gestionar los roles de acceso.
La estructura. Da de alta las agrupaciones, los departamentos, los puestos y las categorías: Organizar el equipo. Después, las temporadas, los espacios donde trabajáis y los festivos: Configurar las temporadas, Gestionar los espacios y Configurar los festivos.
Lo que se pide y se muestra a las personas que contratas. Decide qué datos son obligatorios, qué avisos se envían y qué ven en su contrato: Configurar lo que ven los músicos. Si pides certificados o formaciones: Requisitos de contratación.

Incorporar a las personas

Contratos: crea el contrato de cada persona, tanto del equipo artístico como del técnico, y propónselo para que lo acepte: Proponer un contrato. Si la persona no tiene cuenta en Weikos, puedes introducir sus datos manualmente en el contrato o enviarle una solicitud de datos para que los rellene ella.
Músicos nuevos: encuentra a quienes ya tienen su perfil en Weikos: Buscar músicos en Weikos.
El equipo estable, artístico y técnico: consulta y completa sus fichas: Consultar y editar el equipo.
Para las personas que contratas: compárteles Empezar a usar Weikos, con sus primeros pasos en Weikos.

Organizar la temporada

Crear un proyecto, con su ficha artística y sus actuaciones.
Preparar el programa y el orgánico.
Preparar la plantilla de un proyecto y publicarla.
Organizar el plan de trabajo, con los ensayos y demás servicios.

El día a día

Ausencias: Aprobar o denegar ausencias.
Control horario: Revisar los registros de entrada y salida y el resumen de horas.
Tareas del equipo técnico: Organizar las tareas.
Documentos para tu gente: Compartir documentos con el equipo.

Las finanzas

Configurar la contabilidad: niveles analíticos, cuentas contables, impuestos y cuentas bancarias.
Gestionar los clientes y los proveedores.
Gestionar los gastos y los ingresos y registrar sus facturas.
Pagar a proveedores con una remesa y consultar el balance económico.

Moverte por la web

Todo lo de gestión está en la web: las apps no tienen estas pantallas.

El menú lateral

Las secciones van por áreas: Tablero (la visión general, el calendario y las tareas), Actividad (los proyectos, la Biblioteca y el repertorio), Personas (los músicos en Weikos, los contactos, el equipo y Administración, con Contrataciones, Ausencias, los documentos, el control horario y los requisitos de personal), Finanzas (los gastos, los ingresos y el balance) y Configuración (los ajustes generales). Abajo, fija, Mi Weikos tiene lo tuyo: tus contratos, ausencias, documentos y registros.

Cada persona ve solo las secciones que permite su rol de acceso: si alguien no ve una, revisa su rol en Gestionar los roles de acceso. El menú se puede plegar para dejar más sitio, y en una pantalla estrecha se abre con el botón de menú de la barra de arriba.

La visión general

Al entrar se abre Visión general, con tu próximo servicio, Próximo proyecto, que te lleva a las secciones del proyecto en curso o del siguiente en empezar, y Contratos por proyecto:

Ves hasta 5 proyectos que no han terminado, ordenados por su fecha de fin, con sus contratos Sin enviar, Pendientes, Aceptados y Rechazados.
Para ver solo una agrupación, elígela en Agrupación. La elección se recuerda.
Pulsa un proyecto para ir a sus contrataciones, o Ver todos los contratos para ir a todas.

Las tablas

En las listas de la web puedes ordenar, organizar las columnas, buscar y descargar:

Ordenar: pulsa el título de una columna. Cada pulsación alterna de menor a mayor, de mayor a menor y sin orden. También está en el menú ⋮ del título: Ordenar ASC, Ordenar DESC y Desordenar.
Mover una columna: arrastra su título.
Anclar u ocultar: en el menú ⋮ del título, Anclar a la izquierda, Anclar a la derecha, Desanclar, Ocultar o Administrar columnas, con un interruptor por columna y los botones Ocultar todo y Mostrar todo. Si has ocultado una columna y no la encuentras, usa Mostrar todo.
Buscar: escribe en Búsqueda general. Para buscar varios términos a la vez, sepáralos con comas.
Descargar: Excel descarga las columnas que tienes a la vista; con la flecha de al lado eliges CSV, que lleva todas las columnas, y en algunas listas, documentos de Word. Si has marcado filas, se descargan solo esas; si no, todas.

Los cambios de orden y de columnas duran mientras estás en la pantalla: al recargar o salir, la tabla vuelve a como venía. Cada lista decide si tiene búsqueda y descarga, y algunas, como las tareas, tienen las suyas propias.

No hay un apartado de informes: para trabajar con los datos, descarga la lista que necesites o consulta el balance económico.

Si una dirección no se abre

Si abres un enlace mal escrito o antiguo, o la ficha de algo que ya no existe o que tu rol no te deja ver, sale una página que dice que no se ha encontrado, con accesos a la visión general, el calendario y los proyectos, al centro de ayuda y para escribirnos.

La barra de acciones y sus atajos

En las fichas de la web —un contrato, un proyecto, un servicio, una tarea, una ausencia, un gasto o un registro de entrada y salida— todo lo que se hace con la ficha está en la barra de acciones, arriba a la derecha: el aspa Cerrar, los iconos de descargar, copiar el enlace o duplicar, Más acciones (⋮) con lo que elimina, y Guardar, el único botón con texto. En un alta que aún no has guardado, en lugar del aspa hay una papelera roja Descartar.

Hay dos atajos de teclado: ⌘S (Ctrl+S en Windows) guarda y Esc cierra. Hacen lo mismo que pulsar esos botones, así que en una pantalla que no los ofrece no hacen nada. Mientras escribes en un campo, Esc cancela lo que estás editando; dentro de una ventana, la cierra.

Si no encuentras la respuesta, escríbenos a help@weikos.io desde el email de tu cuenta.

Nunca te pediremos por correo tu contraseña ni tus datos bancarios. Si recibes un mensaje que te los pida en nombre de Weikos, no respondas y escríbenos a help@weikos.io.