Aprobar o denegar ausencias

Las ausencias que pide tu equipo se resuelven en la web. Cada solicitud se revisa y se aprueba por separado; en bloque puedes denegar, cancelar o eliminar. Cómo las piden los músicos lo explica la guía Pedir una ausencia.

Resolver una solicitud

Entra en Personas › Administración › Ausencias.
En una fila en estado Solicitada, pulsa Aprobar o Denegar. También puedes abrir la ausencia y usar el bloque Pendiente de aprobación: confirmas y se aplica al momento, sin guardar.
Para cambiar una ausencia ya resuelta, ábrela, elige otro valor en Estado y pulsa Guardar.

Cuánto ocupa cada ausencia

El listado tiene una columna Cantidad con lo que ocupa cada ausencia en la unidad de su tipo: «2 días» o «2,5 h», según se cuente en días o en horas. Se puede ordenar por ella, y al pie de la tabla sale el Total del filtro, con los días y las horas por separado, de todo lo que cumpla los filtros que tengas puestos. Una ausencia colectiva no suma: ya suman las de cada persona.

Varias solicitudes a la vez

Marca las filas y pulsa Acciones › Cambiar estado a... para denegarlas o cancelarlas, o Eliminar seleccionados. Aprobar no está en bloque: cada solicitud se aprueba por separado.

Registrar una ausencia a una persona

Pulsa Nueva ausencia.
En Persona o agrupación afectada, elige Persona y busca su contrato. Solo aparecen los contratos que tienen asignado ese tipo de ausencia.
Añade el tipo, las fechas y el motivo, y pulsa Guardar. La ausencia queda aceptada. No le afectan la antelación ni la espera del tipo, pero sí los días disponibles.

Registrar una ausencia colectiva

Pulsa Nueva ausencia y, en Persona o agrupación afectada, elige Equipo.
Elige los roles y, si es para músicos, las agrupaciones. Pulsa Generar ausencias y después Guardar.
Si tu institución lo tiene configurado, te preguntará ¿Enviar notificación?

Los cambios de fechas, tipo, motivo o estado en la ausencia colectiva se aplican a todas las personas. Actualizar equipo la vuelve a generar con los contratos activos.

Al abrir una ausencia colectiva, la de cada persona se tramita como en el listado: Aprobar o Denegar en su fila, el lápiz para editarla y el menú ⋮ para copiar el enlace, descargarla o quitarla del grupo. Editarla y quitarla dependen de tu rol de acceso. Si una persona tiene un aviso, verás un icono de información en ámbar tras su nombre: pasa el ratón por encima para leerlo.

Ampliar una ausencia o confirmar su fecha de fin

Las ausencias de un tipo que permite ampliación se crean con la fecha de fin provisional. En la lista llevan una marca «?» junto a la fecha de fin.

Abre la ausencia. En Fecha fin, la fecha sale como Provisional.
Para ampliarla, pulsa Ampliar, elige la Nueva fecha fin, escribe una nota si quieres y pulsa Confirmar ampliación.
Cuando se sepa la fecha de fin, pulsa Marcar como definitiva y confirma. La fecha pasa a Definitiva y ya no se podrá ampliar.

Las dos acciones se aplican al momento, sin pulsar Guardar. Si la marcaste como definitiva por error, pulsa Volver a provisional. Si el tipo deja ampliar a la persona, ella también puede ampliarla una vez aprobada y marcarla como definitiva desde sus ausencias, en la web o en la app; volver a provisional solo puede hacerlo tu institución.

Ampliar no cambia el estado ni vuelve a pedir aprobación. Cada ampliación queda en el Historial de ampliaciones, y la persona recibe un aviso al ampliarla y al cambiar la fecha de fin a definitiva o provisional si tu institución tiene activadas esas notificaciones. Si el tipo tiene un límite, verás cuántas ampliaciones quedan.

Eliminar o exportar ausencias

Eliminar: en el menú ⋮ de la fila, elige Eliminar. También puedes abrirla y pulsar Más acciones (⋮) › Eliminar en la barra de acciones, arriba a la derecha. Si es colectiva, se eliminan también las ausencias de cada persona. Para varias, márcalas y usa Acciones › Eliminar seleccionados. No se puede deshacer.
Exportar a Excel: pulsa Descargar y elige Excel. Se exportan las ausencias marcadas o, si no marcas ninguna, las de la página.
Documentos: marca ausencias aprobadas y elige Documentos (ZIP), que descarga un Word por ausencia. Para una sola, aprobada o denegada, abre la ausencia y pulsa el icono Descargar documento de la barra de acciones para elegir Word o PDF, o usa Descargar documento en el menú ⋮ de su fila. Mientras está pendiente, el icono está desactivado y dice Disponible cuando la ausencia esté resuelta En la misma barra, el icono Copiar enlace copia la dirección de la ausencia.

Si no funciona

No encuentras una solicitud. Activa mostrar las pasadas y las canceladas en los filtros del listado, y revisa el filtro de colectivas e individuales.
La persona no ha recibido la respuesta. El aviso de cambio de estado de las ausencias individuales viene activado y el de las colectivas, apagado: comprueba en los ajustes de notificaciones de tu institución que sigue así. Si elegiste no notificar, no se envió.
No aparece Nueva ausencia. Tienes varias instituciones seleccionadas: elige un contrato concreto en el selector de arriba.
No encuentras a la persona al registrar su ausencia. Su contrato no tiene asignado ese tipo de ausencia.
Al generar una ausencia colectiva te dice que no hay contratos a los que aplicarla. Los roles o agrupaciones elegidos no tienen contratos con ese tipo de ausencia.
Un músico dice que no puede pedir una ausencia. El tipo tiene que estar asignado a su contrato, activo y marcado como solicitable, y la solicitud tiene que cumplir la antelación, la espera y los días disponibles del tipo.
No ves Marcar como definitiva ni Volver a provisional. Tu rol de acceso no incluye «Marcar fecha definitiva de fin»: habla con quien administra tu institución.
No ves Ausencias en el menú. Tu rol de acceso no incluye las ausencias de la institución: habla con quien la administra.

Si Aprobar o Denegar dan error, o el estado no cambia al recargar la página, escríbenos a help@weikos.io con el enlace a la ausencia.