Organizar el plan de trabajo

El plan de trabajo reúne los servicios de un proyecto: ensayos, actuaciones, viajes… Cada servicio puede repartirse en bloques, por ejemplo una obra, una pausa y otra obra, con la plantilla que trabaja en cada uno. Las actuaciones que añades en la ficha artística del proyecto ya salen aquí; el resto se añade desde el plan de trabajo o desde el calendario.

Añadir un servicio

En el proyecto, entra en Plan de trabajo y pulsa Añadir servicio.
Elige el Tipo de servicio, la fecha y las horas, o marca que dura todo el día. Si aún no sabes la hora, márcala como provisional. La duración se calcula sola y el Valor se toma del tipo.
Completa los detalles: el nombre (se rellena con el tipo), el Lugar, las etiquetas, la vestimenta y otros detalles. Si el espacio que buscas no está dado de alta, escribe su nombre en Lugar y añádelo desde ahí mismo, sin salir del servicio: lo explica Gestionar los espacios.
En la tarjeta Agrupaciones, la primera del centro, elige las que participan: hay una etiqueta por cada agrupación del proyecto, en el orden de su ficha artística, y las colaboradoras se distinguen por su borde discontinuo. Pulsa una etiqueta para marcarla y vuelve a pulsarla para desmarcarla. Si el proyecto no tiene ninguna, la tarjeta dice Este proyecto no tiene agrupaciones. Añádelas en su ficha artística.
Pulsa Guardar, o el icono Guardar y duplicar de la barra de acciones, arriba a la derecha, para crear a continuación otro igual al día siguiente. Si decides no crearlo, pulsa la papelera roja Descartar.
Si al guardar se va a enviar un aviso, el botón dice Guardar y notificar y, al pasar el ratón, a quién le llegará: por ejemplo, «Se avisará a 42 personas: músicos de Orquesta (42)». Si tu institución lo tiene configurado, te preguntará ¿Enviar notificación? con el mismo detalle; puedes añadir una nota al aviso y elegir Enviar notificación o No notificar.

Los servicios de actuación (conciertos, representaciones, actos institucionales y demás actividades públicas) nacen con todas las agrupaciones del proyecto marcadas, también las colaboradoras. El resto de tipos nace sin ninguna, aunque el proyecto tenga una sola agrupación: márcalas si el servicio es para los músicos y déjalo sin agrupaciones si es un servicio técnico, como un montaje o una descarga. Lo que se marque solo se puede desmarcar, y se respeta. Los músicos solo ven los servicios de sus agrupaciones o en los que están asignados. Un servicio sin agrupaciones les sale como Servicio de otra agrupación, o no les sale si tu institución ha elegido Ocultos en Servicios de otras agrupaciones (Organizar el equipo).

Repartir un servicio en bloques

Sin bloques, el servicio trabaja todo el programa con toda la plantilla. Con bloques decides qué se trabaja en cada momento y con quién.

Abre el servicio desde el plan de trabajo. En su apartado de plan de trabajo, pulsa Añadir bloque y elige el tipo: obra, pausa, afinación…
Indica la duración de cada bloque en minutos. Las horas de cada bloque se encadenan desde el inicio del servicio.
En un bloque de obra, pulsa Añadir obra. Se rellenan solos el director y los músicos de las agrupaciones del servicio.
Para ajustar quién trabaja esa obra, pulsa Plantilla y marca los directores, solistas, profesores y músicos.
Arrastra los bloques para ordenarlos y pulsa Guardar.

Al guardar, te avisa si alguna obra del programa no está en ningún bloque o si los bloques duran más que el servicio. Puedes corregirlo o guardar igualmente.

Quién participa en el servicio

Sin obras en los bloques (sin bloques, o solo con pausas y otros bloques sin obra), participan todos los músicos de la plantilla del proyecto de las agrupaciones del servicio, y los solistas, directores y profesores del proyecto.
En cuanto hay alguna obra en un bloque, participan solo quienes estén marcados en la plantilla de esas obras, sean de la agrupación que sean.
Si un instrumento tiene reparto en ese servicio, de ese instrumento participan solo los del reparto. Lo explica Repartir los músicos por servicio.

Esto decide qué servicios cuentan en el contrato de cada músico, su «Participas», sus fechas y la plantilla que se descarga del servicio.

Una obra añadida a un bloque sin ningún músico marcado hace que en ese servicio no participe nadie. Si es un concierto, revisa su plantilla antes de guardar.

Duplicar un servicio

Para repetir un servicio que ya existe, duplícalo en lugar de crearlo de nuevo:

Desde el plan de trabajo: en el menú ⋮ de su fila, elige Duplicar. Se abre un servicio nuevo con los mismos datos, también la fecha: cambia lo que necesites y pulsa Guardar.
Desde el propio servicio: ábrelo y pulsa el icono Duplicar de la barra de acciones. Funciona igual.
Al crearlo: el icono Guardar y duplicar lo guarda y abre una copia para el día siguiente.
Desde el calendario: pulsa con el botón derecho sobre el servicio y elige Duplicar servicio. Se abre la copia para que la ajustes y la guardes.

Cambiar, cancelar o mover servicios

Uno a uno: en el menú ⋮ de cada fila tienes Cancelar servicio o Reactivar servicio, copiar el enlace y eliminarlo. Para editarlo, pulsa la fila.
Dentro del servicio: en la barra de acciones tienes Copiar enlace y, en Más acciones (⋮), Cancelar servicio o Reactivar servicio y Eliminar servicio. Un servicio cancelado también muestra Reactivar servicio en su aviso; después de reactivarlo, pulsa Guardar. El aspa Cerrar vuelve al plan de trabajo.
Varios a la vez: marca las filas y usa el menú de acciones para asignarles una agrupación o un espacio, cambiarlos de proyecto, cancelarlos o reactivarlos.
A otro proyecto: en el menú ⋮ de su fila elige Cambiar de proyecto, o marca varias filas y búscalo en el menú de acciones. En Mover servicio a otro proyecto elige el proyecto nuevo y confirma: se mueve al momento. Dentro del servicio, pulsa el nombre del proyecto en la barra de acciones, confirma y pulsa Guardar.

El servicio entra en el proyecto nuevo sin plan de trabajo ni músicos asignados: los bloques, las obras y la plantilla eran del proyecto de origen. Los contratos del proyecto de origen que contaban ese servicio en su cálculo se recalculan solos, con un servicio menos. Si alguno ya tiene el documento preparado o importes que se editaron a mano, no se toca: el diálogo lo nombra para que lo revises tú.

Un servicio cancelado sigue en el plan de trabajo, tachado, y deja de verlo el músico. Para verlo en la lista, activa Mostrar cancelados. Eliminar lo borra del todo.

Desde el calendario

Entra en Tablero › Calendario.
Pulsa Crear o pulsa en un hueco del calendario. En Nuevo servicio, elige el proyecto, el tipo, las fechas y el espacio, y pulsa Crear. Si el aviso del servicio nuevo va a llegar a alguien, el botón dice Crear y notificar y, al pasar el ratón, a quién le llegará.
Esta ventana no tiene agrupaciones ni bloques, así que las pone Weikos: una actuación se guarda con todas las del proyecto; si el proyecto tiene una sola agrupación propia, con ella; y si tu rol trabaja solo con tus agrupaciones, con las tuyas que estén en el proyecto. En los demás casos se guarda sin ninguna. Para elegirlas tú, pulsa Abrir editor completo: se abre con lo mismo marcado y puedes cambiarlo.

Para cambiar un servicio desde el calendario, arrástralo a otra fecha o estíralo para cambiar su duración. Con el botón derecho tienes Editar, Ir al proyecto, Resaltar eventos del proyecto, Descargar plantilla, Duplicar servicio, Cambiar de proyecto y Cancelar servicio. El menú ⋮ del panel que se abre al pulsar el servicio tiene lo mismo y, además, Eliminar servicio. Con Editar se abre la ventana del servicio, con la misma barra de acciones que en el plan de trabajo y, además, el icono Ir al proyecto.

Cancelar te pide confirmarlo con Sí, cancelar servicio, y eliminar, con Sí, eliminar. Después de mover, alargar, cancelar o eliminar un servicio, durante unos segundos tienes Deshacer abajo. Si el cambio avisa a alguien y tu institución pide confirmar ese aviso, en su lugar te pregunta ¿Enviar notificación? y te dice a quién le llega: puedes elegir Enviar notificación, No notificar o Deshacer cambio, que deja el servicio como estaba.

Descargar el plan de trabajo

En Plan de trabajo, pulsa Descargar y elige PDF o Word: se descargan los servicios que hayas marcado o, si no marcas ninguno, la lista filtrada. También está en el listado de proyectos, en el menú ⋮ del proyecto › Descargas.

Si no funciona

Un músico no ve un servicio. Comprueba que no está cancelado, que cae dentro de las fechas de su contrato y que tiene alguna de sus agrupaciones o que el músico está asignado en un bloque. Lo que ve cada músico lo explica Preparar la plantilla de un proyecto.
No aparece un tipo de servicio. Está desactivado en los ajustes de tu institución, en Tipos de Servicio. Ensayo largo y Prueba acústica larga vienen desactivados: actívalos ahí si los necesitas.
No aparece un tipo de bloque. Está desactivado en Configuración › Ajustes generales › Bloques de trabajo.
No te pregunta si quieres enviar el aviso. Tu institución no tiene activado Pedir confirmación antes de enviar en ese aviso, o el aviso está apagado. Lo explica Configurar lo que ven los músicos.
No puedes eliminar o editar un servicio. Tu rol de acceso no lo permite. Si tu rol trabaja solo con tus agrupaciones, en los proyectos en los que está alguna de ellas ves todos los servicios, pero solo cambias los que llevan una agrupación tuya y los que no llevan ninguna. Los que son solo de otras agrupaciones salen con un ojo en lugar del lápiz y se abren para consultarlos. Si tienes que cambiar uno, habla con quien administra tu institución.
Una agrupación sale bloqueada en el servicio. Tu rol solo trabaja con tus agrupaciones, así que no puedes marcar ni quitar las de otros. Al pasar por encima, lo dice: Tu rol no trabaja con esta agrupación: no puedes marcarla ni quitarla. Si al guardar sale Tu rol solo trabaja con los servicios de sus agrupaciones, el cambio tocaba una agrupación que no es tuya o llevaba el servicio a un proyecto en el que no está ninguna de las tuyas.
No te sale un proyecto al mover un servicio o al crearlo desde el calendario. Si tu rol trabaja solo con tus agrupaciones, solo salen los proyectos en los que está alguna de ellas.
En el calendario no se activa Crear. Si la hora de fin sale en rojo con La hora de fin tiene que ser posterior a la de inicio, corrígela. Al cambiar la hora de inicio, la de fin se mueve con ella y el servicio conserva su duración.

Si un servicio guardado no aparece en el plan de trabajo o en el calendario, o los cambios no se guardan, escríbenos a help@weikos.io con el enlace al proyecto.

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