Requisits de contractació

Els requisits són la documentació, la formació o els certificats que la teva institució demana a les persones que contracta: per exemple, un certificat o una formació obligatòria. Es defineixen com a tipus de requisit; cada persona els lliura des del seu contracte i la institució els revisa a Requisits de personal.

Començar amb els requisits habituals del teu país

Si la teva institució és d’Espanya o de Colòmbia, a Tipus de requisit tens la targeta Requisits habituals a … amb els requisits que s’hi solen demanar. Són dreceres per no començar de zero.

Prem Veure suggeriments (…). Si vas amagar la targeta, obre’ls amb la bombeta al costat del cercador, Requisits habituals del país.
Marca els que encaixin amb la teva institució. Cadascun indica a quins contractes s’aplica, quant de temps val, si bloqueja l’acceptació i si només admet PDF. Els que ja vas afegir surten com a Ja afegit.
Prem Afegir els seleccionats (…).

Cada suggeriment s’afegeix com un requisit normal. Després en pots canviar el nom, a qui s’aplica, la vigència o si bloqueja, desactivar-lo o esborrar-lo, com qualsevol altre. El que no sigui a la llista el crees des de zero, com s’explica a continuació.

A Espanya: per als contractes laborals, el curs de prevenció de riscos laborals, el model 145 i el certificat de titularitat bancària; per als autònoms, l’alta al RETA i els certificats d’estar al corrent amb Hisenda i amb la Seguretat Social; i, si treballes amb menors, el certificat negatiu de delictes de naturalesa sexual i les autoritzacions de l’alumnat.
A Colòmbia: per a Prestació de serveis, els certificats d’afiliació a EPS, pensió i ARL i la planilla PILA pagada del mes.

Tots els puja la persona i els verifiques tu. Mentre estan pendents de verificar, no li impedeixen acceptar el contracte.

Crear un tipus de requisit

Entra a Configuració › Ajustos generals › Administració › Tipus de requisit i prem Afegir tipus de requisit.
Al primer pas, escriu-ne el nom.
A l’àmbit, tria a qui s’aplica: tipus de contracte, funcions, agrupacions o categories. Si no tries res, s’aplica a tots. A Estat del contracte (des de) tries a partir de quin estat del contracte es demana.
A Condicions, indica quants mesos és vàlid o si és permanent, i si inclou document. Si vols que la persona el descarregui i l’ompli, puja un model de document. Activa Obligatori i marca Bloquejant, que apareix en activar-lo, si la persona no pot acceptar el contracte sense haver-lo lliurat. Si només admets PDF, activa Només PDF al costat d’«Obligatori»: des de les apps, les fotos es desen com a PDF.
Si necessites que respongui preguntes, afegeix-les a Preguntes amb Afegir pregunta: text curt, text llarg, número, sí/no o confirmació, cadascuna obligatòria o opcional. S’ordenen arrossegant-les.
A Usuari, decideix què pot fer la persona: L'usuari pot veure els seus requisits, L'usuari pot pujar documents, L'usuari pot marcar com completat i Requereix verificació de l'administrador.
Desa el tipus.

Activa L'usuari pot veure els seus requisits si la persona ha de lliurar-lo. Ve desactivat, i sense ell la persona no veu el requisit al seu contracte, encara que li impedeixi acceptar-lo.

Què fa la persona

Al seu contracte, al web o a les apps, veu la targeta Requisits de contractació amb cada requisit i el seu estat. En obrir-ne un, descarrega el model si n’hi ha, puja el document, respon el qüestionari i el marca com a completat o l’envia a verificació, segons el que li permetis. Un requisit bloquejant deixa d’impedir l’acceptació tan bon punt puja el document o l’envia a verificació. Per als músics ho explica Acceptar un contracte.

Revisar i verificar els requisits

Entra a Persones › Administració › Requisits de personal.
Tria Per persona o Per requisit, i desplega la fila.
Prem el requisit. S’obre Editar compliment de requisit, o Afegir compliment de requisit si la persona encara no ha lliurat res.
Obre el document que ha pujat des del seu enllaç, a la secció del document, i revisa el qüestionari.
A l’estat, tria Completat i indica la data de compliment: la de venciment es calcula sola. Si la persona no ha de lliurar-lo, tria Exempt i explica el motiu a les notes.
Prem Desar.

Queda anotat qui el va verificar i quan. El mateix es pot fer des de la fitxa del contracte, a la seva targeta de requisits.

La persona no rep cap avís quan verifiques un requisit o caduca.

Demanar canvis en un requisit

Si un requisit no és vàlid, demana a la persona que el corregeixi des del mateix diàleg. Necessites el permís «Verificar o eximir».

Obre el requisit com a l’apartat anterior i prem Demanar canvis.
A Què ha de fer, tria Corregir el document, Pujar un altre document, Revisar les respostes (si té qüestionari) o Una altra cosa.
Escriu el missatge: el que ha de canviar, perquè ho pugui fer sense preguntar.
Deixa encès Tornar a pendent perquè el pugui pujar de nou si l’ha de lliurar un altre cop. El document que va pujar es conserva fins que el substitueixi.
Prem Enviar sol·licitud.

A la persona li arriba per correu i a l’app, amb l’enllaç al requisit. Sota el diàleg, Sol·licituds ensenya les que has demanat i com van. La sol·licitud es tanca sola quan la persona torna a enviar el requisit a verificació, i t’arriba un avís; si et respon amb un text, el veus allà. Mentre és oberta, pots Cancel·lar.

Descarregar els documents d’un requisit o d’una persona

Per desar els documents o lliurar-los a una inspecció, prem la icona de descàrrega al final de la fila d’un requisit, a Per requisit, o d’una persona, a Per persona. Mentre es descarrega, la icona s’omple. Es descarrega un ZIP amb una carpeta que porta:

L’Excel Estat dels requisits, amb una fila per persona i requisit: estat, data de compliment, caducitat, qui el va verificar i quan, notes, les respostes del qüestionari i l’enllaç al seu document. També hi surten qui no ha lliurat res, així que serveix com a llista de comprovació.
La carpeta Documents, amb el document de cada persona («García López, Ana.pdf») o, si descarregues el d’una persona, el de cada requisit.

Descomprimeix la carpeta abans d’obrir l’Excel: els seus enllaços apunten a la carpeta de documents que té al costat. Continuen funcionant si mous o envies la carpeta sencera, però no si copies només l’Excel. Es descarreguen les persones que veus en pantalla, també amb l’històric, i cada descàrrega queda al registre d’accions.

Si no funciona

La persona no veu el requisit al seu contracte. Activa L'usuari pot veure els seus requisits al tipus de requisit.
No li deixa acceptar el contracte. Té un requisit bloquejant sense lliurar, pendent o caducat: surt Requisits pendents: …. Que el lliuri, o marca’l com a exempt si no li correspon.
Un requisit bloquejant no impedeix acceptar. Revisa’n l’àmbit: si a Estat del contracte (des de) tries un estat posterior a l’acceptació, es demana després d’acceptar. Comprova també que els tipus de contracte, funcions o agrupacions coincideixen amb els de la persona.
Un requisit apareix com Caducat. Ha passat la seva data de venciment: un requisit val tot aquell dia i caduca l’endemà. Demana a la persona que el renovi.
No et deixa eliminar un tipus de requisit. Ja té compliments registrats. Desactiva’l perquè no es demani més.
A l’estat no et surten Completat ni Exempt. El teu rol d’accés no inclou «Verificar o eximir». Pots canviar els altres estats; per verificar, parla amb qui administra la teva institució.
No veus la icona de descàrrega al final de les files. El teu rol d’accés no inclou «Exportar» als requisits de personal. Parla amb qui administra la teva institució.
Els enllaços de l’Excel no obren el document. Descomprimeix la carpeta sencera i obre l’Excel des d’ella, sense canviar el nom dels documents ni treure’ls de Documents. Google Sheets no obre aquests enllaços.
No veus Requisits de personal o els tipus de requisit. El teu rol d’accés no ho inclou. Parla amb qui administra la teva institució.

Si una persona ha lliurat un requisit i no apareix a Requisits de personal, escriu-nos a help@weikos.io amb l’enllaç al seu contracte.

Mai et demanarem per correu la teva contrasenya ni les teves dades bancàries. Si reps un missatge que te les demani en nom de Weikos, no responguis i escriu-nos a help@weikos.io.