Portar l'inventari

L’inventari desa el material de la teva institució: els instruments, però també els faristols, les cadires, els equips de so, els ordinadors o el vestuari. De cada cosa saps de qui és, quantes unitats hi ha i, si la tens llogada, a qui, des de quan i per quant. Després, cada projecte reparteix aquest material: això ho explica El material d’un projecte.

Obrir l’inventari

Al menú lateral, entra a Configuració › Ajustos generals.
A la secció Activitat, obre Inventari.

Donar d’alta alguna cosa

Prem Afegir a l'inventari.
Tria la Categoria. N’hi ha set i no es poden canviar: instruments, equips informàtics, material d’escena, so i àudio, mobiliari, vestuari i altres.
Digues què és a Instrument. A la categoria d’instruments tries de la llista de Weikos, que baixa al detall real: bombo, castanyoles, crotals, clarinet baix, corn anglès, cadascun dels saxos… Pots escriure al damunt per precisar —«Plats (parell) 18”» o «Contrabaix de 5 cordes»— i Weikos continua sabent quin instrument és; sota el camp veuràs a quina família quedarà.
Omple la marca, que és obligatòria, i el model si en té. Un faristol o una funda no sempre tenen model clar, així que no s’exigeix.
Si tens diverses unitats iguals, posa el número a Unitats en lloc de crear una fitxa per cadascuna. Amb més d’una desapareix el número de sèrie, que ja no distingeix res: si necessites fer el seguiment de cada peça, fes fitxes separades.
Tria la Titularitat.
Prem Desar.

De qui és cada cosa

De la institució: és vostre. Pots anotar-hi el valor original i el residual, que són per unitat.
D'un músic o particular: el porta algú. Es tria la persona entre els contractes de la institució o s’escriu el seu nom si no té contracte a Weikos.
Llogat: no és vostre i només el teniu mentre duri un lloguer. No s’hi posen valors: el que costa és el seu lloguer.

El llistat es divideix en aquests tres apartats, així que d’un cop d’ull veus què és propi, què presta algú i què està llogat.

Registrar un lloguer

Una mateixa fitxa es lloga tantes vegades com calgui: cada vegada és un lloguer nou, amb el seu proveïdor i les seves dates, i l’historial hi queda.

Obre la fitxa d’alguna cosa llogada. A baix veuràs Lloguers.
Prem Afegir lloguer.
Tria el Proveïdor entre els teus contactes. Si no hi és, escriu-ne el nom i crea’l allà mateix, com faries en una despesa.
Si el lloguer és per a un projecte concret, tria’l. Deixa’l buit si és de temporada.
Posa les dates, les unitats, el preu i, si n’hi ha, la Fiança. La fiança es recupera en tornar-lo, així que no compta com a despesa.
Prem Desar.

L’estat el calcula Weikos amb les dates, així que mai no es queda vell: Previst abans de començar, En vigor mentre el tens, Retornat quan el marques i Sense retornar si ha passat la data de fi i ningú no l’ha tornat.

Al menú de cada lloguer tens Marcar com a retornat i Crear despesa d’aquest lloguer.

La despesa d’un lloguer

Crear despesa d’aquest lloguer obre el formulari de despesa de sempre amb el que ja se sap: el concepte, l’import, la data d’inici del lloguer i, si n’hi ha, el projecte al 100 %. Tot és editable abans de desar. Dues coses no hi vénen posades: la partida, perquè és del catàleg de la teva institució, i el proveïdor, que en una despesa s’indica en registrar la factura.

Quan la despesa està creada, aquesta acció passa a ser Veure la despesa, perquè ningú no la creï dues vegades.

El que ja no tens

El llistat ensenya per defecte el que tens avui. El que s’ha tornat —i el que està fitxat sense cap lloguer en curs— apareix en activar Mostrar també el que ja no tenim.

És útil perquè el catàleg es converteix en memòria: quan tornis a necessitar aquell clavicèmbal, la fitxa continua allà amb el seu proveïdor, i llogar-lo una altra vegada és qüestió d’un parell de clics.

Si no funciona

No veus «Inventari» als ajustos. El teu rol d’accés no té el permís de l’inventari: demana a qui administra la teva institució que ho revisi.
La paperera està desactivada. Surt No es pot eliminar un instrument assignat a projectes: treu-lo abans dels projectes que el fan servir.
No trobes el teu instrument a la llista. Escriu-ne el nom a mà. Si el text comença per un de conegut —«Contrabaix de 5 cordes»—, la fitxa es classifica igual; si no, queda a «Altres».
Un lloguer no apareix. Si ja està tornat, activa’l amb Mostrar també el que ja no tenim.