Configurar la comptabilitat

Abans de registrar despeses i ingressos convé preparar com els classifica la teva institució: els nivells analítics i els comptes comptables als quals s’imputen, els impostos i retencions que s’apliquen i els comptes bancaris propis. Es configuren una vegada i valen per a tothom. Són a Configuració › Ajustos generals, a la secció Finances.

Necessites permís

Aquesta opció només apareix si el teu rol d'accés ho permet. Si no la veus, demana a la persona que administra la teva institució que revisi el teu rol.

Nivells analítics

Serveixen per classificar despeses i ingressos en fins a tres nivells, per exemple àrea › programa › activitat. Cada element del segon nivell pertany a un o diversos del primer, i cadascun del tercer, a un o diversos del segon: en imputar una despesa, només s’ofereixen els que pertanyen al nivell triat abans.

1. Obre Nivells analítics.
2. A Nivell 1, prem Afegir, escriu el nom i un Codi curt de fins a 4 caràcters i prem Desar.
3. A Nivell 2 i Nivell 3, afegeix-los igual i tria a Associat a (Nivell 1) o Associat a (Nivell 2) a quins pertanyen.

Perquè un nivell deixi d’oferir-se en imputar, desactiva Actiu a la seva fila. Les despeses que ja el tenien el conserven.

Per tenir els tres nivells en un full de càlcul, prem la icona Descarregar en Excel, a dalt a la dreta: descarrega un Excel amb un full per nivell.

Comptes comptables i partides de despesa

1. Si vols agrupar els teus comptes, obre abans Partides de despesa, prem Afegir partida de despesa, escriu-ne el nom i desa.
2. Obre Comptes comptables i prem Afegir compte comptable.
3. Escriu el nom i el Número del compte, per exemple el del teu pla comptable, i tria-ne la Partida si en té.
4. Prem Desar.

En imputar una despesa o un ingrés, els comptes surten amb el seu número i el seu nom, i el balanç pot repartir-se per compte comptable. La icona Descarregar en Excel, al costat del cercador de Comptes comptables, descarrega tots els comptes en un Excel.

Impostos i retencions

1. Obre Impostos i prem Afegir impost.
2. Escriu el nom, per exemple «IVA 21 %» o «IRPF 15 %».
3. A Categoria, tria Impost o Retenció.
4. A Tipus, tria Percentatge per a un tant per cent de la base imposable o Fix per a una quantitat en euros.
5. Escriu l’Import: en positiu si suma, com l’IVA, i en negatiu si resta, com una retenció d’IRPF. Per a una operació exempta, 0.
6. Prem Desar.

La categoria decideix a quin grup apareix en triar-lo en una despesa; el signe de l’import, si suma o resta. Si canvia un tipus, crea un impost nou en lloc d’editar el que ja fas servir: les factures desades no es recalculen fins que les tornes a desar.

Comptes bancaris de la institució

1. Obre Comptes bancaris i prem Afegir compte.
2. Escriu un Àlies per reconèixer-lo, el titular, el banc, l’IBAN i, si el tens, el BIC/SWIFT.
3. Activa Principal si és el compte que fas servir normalment. Només n’hi pot haver un.
4. Prem Desar.

El compte principal es proposa com a compte de cobrament als ingressos i com a compte ordenant en exportar una remesa SEPA, com explica Pagar a proveïdors amb una remesa. Per pagar despeses es fa servir el compte del proveïdor, no el teu.

El codi analític

En cada despesa o ingrés, Codis analítics mostra un codi per imputació, a punt per copiar al teu programa de comptabilitat. Es forma amb el codi curt de cada nivell analític, el Codi intern del projecte i el número del compte comptable. El codi intern s’escriu a la fitxa artística del projecte; si no en té o no hi ha projecte, aquesta part surt com a 0000.

Les dates de venciment i de validació també poden calcular-se soles: ho explica Calcular les dates automàticament.

Si no funciona

• Amb el rol Producció veus els comptes bancaris però no pots afegir-los ni canviar-los. Producció només els veu, per triar des de quin es paga. Els afegeixen i els canvien Administració i Administratiu, o un rol personalitzat amb «Editar» a Comptes bancaris.
• No et deixa eliminar un nivell analític, un compte comptable, una partida o un impost. Ja s’ha fet servir. Si és un nivell analític o un impost, desactiva Actiu perquè no s’ofereixi més.
• En imputar no apareix un nivell analític. És desactivat, o no pertany al nivell que has triat abans: revisa’n el Associat a (Nivell 1) o el Associat a (Nivell 2).
• Una retenció suma en lloc de restar. El seu import és positiu: edita’l i escriu-lo en negatiu.
• Un impost no surt en registrar una factura. És desactivat: només s’ofereixen els que tenen Actiu marcat.
• Surt Número de compte/IBAN no vàlid o BIC/SWIFT no vàlid (8 o 11 caràcters alfanumèrics). Revisa que siguin complets i sense errors.
• El botó per afegir un impost, un compte comptable, una partida o un compte bancari està desactivat. Surt Tria un contracte per afegir: tens contractes de diverses institucions triats a dalt. Tria’n un a Contracte.
• Treballes amb diverses institucions i veus dades d’una altra. Tria a dalt, a Contracte, un contracte de la institució que vas a configurar.
• No veus Ajustos generals. El teu rol d’accés no l’inclou. Parla amb qui administra la teva institució.

Mai et demanarem per correu la teva contrasenya ni les teves dades bancàries. Si reps un missatge que te les demani en nom de Weikos, no responguis i escriu-nos a help@weikos.io.