Compartir documents amb l'equip

A Documents la teva institució comparteix fitxers amb la seva gent: reglaments, circulars, calendaris o documents per a una sola persona. Cada document té una visibilitat que decideix qui el veu, i es pot adreçar a una o diverses agrupacions. Les persones els troben a «Els meus documents», al web i a les apps, com explica Els teus documents.

Pujar documents

Entra a Persones › Administració › Documents.
Arrossega els fitxers a la zona de dalt o prem Pujar. En pots pujar diversos alhora.
A Pujar document, revisa el nom de cada fitxer i tria’n la Categoria i la Visibilitat.
Prem la fletxa d’un fitxer per afegir-hi una Descripció i triar-ne les Agrupacions. Si és Personal, tria-hi el Destinatari.
Prem Pujar tot.

Els documents apareixen a la llista i, des d’aquell moment, a «Els meus documents» de qui els pugui veure. Ningú no rep cap avís: si és important, digues-ho a l’equip.

Qui veu cada document

Públic: totes les persones amb contracte vigent a la teva institució.
Permanents: només les persones amb contracte estable, no les contractades per a un projecte.
Gestió: només qui gestiona els documents de la institució.
Personal: només la persona triada com a destinatària.

Si tries agrupacions, només el veuen les persones d’aquestes agrupacions, i una persona sense agrupació només veu els documents que no en tenen cap. Quan acaba el contracte d’algú, deixa de veure els documents de la institució.

En aquesta pantalla veus tots els documents. Per veure només els d’una visibilitat, usa les pestanyes de dalt.

Canviar un document

Un a un: prem el llapis de la seva fila, canvia el que necessitis a Editar document i prem Desar. Al menú ⋮ tens també Reanomenar i Canviar categoria.
Diversos alhora: marca’ls i usa Accions › Assignar categoria, Canviar visibilitat o Assignar agrupació. Assignar agrupació substitueix les que tinguessin. Per fer personals diversos documents, canvia’ls un a un: cadascun necessita el seu destinatari.
Eliminar: al menú ⋮ de la seva fila, tria Eliminar, o marca’n diversos i usa Eliminar seleccionats. No es pot desfer.

Per cercar, usa Cercar per nom... o Filtres avançats: categoria, agrupacions i data de pujada. Descarregar descarrega la llista en Excel: els documents marcats o, si no en marques cap, els de la pestanya amb la cerca i els filtres.

Copiar l’enllaç d’un document

Al menú ⋮ de la seva fila, tria Copiar enllaç. Surt Enllaç copiat. L’enllaç demana entrar a Weikos i només obre el fitxer a qui el pot veure a la seva llista o gestiona els documents: no serveix per compartir-lo amb algú de fora de la teva institució. A aquesta persona, envia-li el fitxer descarregat.

Organitzar per categories

Entra a Configuració › Ajustos generals › Administració › Categories de documents.
Prem Afegir categoria, escriu el nom i tria un color.
Prem Desar.

Perquè una categoria deixi d’oferir-se, desactiva-la a la seva fila: els documents que ja la tenen la conserven. Només es pot eliminar si no té documents.

Documents d’un projecte

El que només té a veure amb un projecte, com un full de ruta o les notes d’una gira, es puja dins del projecte.

Obre el projecte i entra a Documents al seu menú.
Tria a dalt Públics o Privats: el que puges va a la pestanya triada.
Arrossega els fitxers a la zona de pujada o prem-hi. En pots pujar diversos alhora.

Els públics els veuen els músics i la direcció del projecte, al web i a les apps; els privats, només qui pot veure tots els documents del projecte, com el personal tècnic. Al menú de cada document pots Descarregar, Copiar enllaç, Fer públic o Fer privat, i Eliminar. Tampoc aquí s’envia cap avís. La resta del projecte ho explica Crear un projecte.

Si no funciona

Una persona no veu un document. Revisa-ne la visibilitat i les agrupacions: amb Permanents no el veu qui té contracte per projecte, i qui no té agrupació només veu els documents sense agrupacions. Ha de tenir un contracte vigent amb tu i, si té rols diferents a diverses institucions, triar a dalt el rol que té a la teva.
No pots editar ni esborrar un document, o una agrupació surt bloquejada. El teu rol treballa només amb les teves agrupacions: edites, esborres i puges els documents de les teves agrupacions, i els personals de persones de les teves agrupacions. Els de tota la institució i els d’altres agrupacions els consultes sense canviar-los, i les agrupacions d’altres no es poden marcar ni treure. Si no en marques cap de teva, surt El teu rol només puja documents de les seves agrupacions: marca'n almenys una i no es pot desar; si el canvi toca una agrupació aliena, surt El teu rol només treballa amb els documents de les seves agrupacions.
Un músic no veu un document del projecte. És a Privats: cerca’l en aquesta pestanya i tria Fer públic al seu menú.
L’enllaç copiat no obre el fitxer. Qui l’obre ha d’entrar a Weikos i poder veure aquest document. A algú de fora, envia-li el fitxer descarregat.
No veus Descarregar, o no descarrega la llista. El teu rol d’accés no inclou exportar els documents. Parla amb qui administra la teva institució.
En arrossegar un fitxer no apareix a la finestra. És massa gran. Redueix-lo, per exemple desant-lo com a PDF comprimit, i torna’l a pujar.
El fitxer es rebutja amb «Dades no vàlides». Només s’admeten PDF, JPEG, PNG, WebP, GIF, HEIC/HEIF, Word i Excel. Converteix el fitxer, normalment a PDF, i torna’l a pujar.
En pujar un document personal surt Error en crear el document. Falta el destinatari: desplega la fletxa del fitxer i tria’l.
No et deixa eliminar una categoria. Té documents. Desactiva-la perquè no s’ofereixi més.
Una categoria no apareix en pujar. Està desactivada: activa-la a Categories de documents.
Pujar surt desactivat. Tens Tots triat a dalt amb contractes de diverses institucions, o diversos contractes en aquesta sense triar-ne un. Passa-hi el ratolí per sobre per veure’n el motiu i tria a Contracte un de la institució on el vols pujar.
Treballes amb diverses institucions i veus els documents d’una altra. Tria a dalt, a Contracte, un contracte de la institució que vols gestionar.
No veus Documents a Administració. El teu rol d’accés no ho inclou. Parla amb qui administra la teva institució.

Mai et demanarem per correu la teva contrasenya ni les teves dades bancàries. Si reps un missatge que te les demani en nom de Weikos, no responguis i escriu-nos a help@weikos.io.