Enviar comunicados al equipo

Un comunicado es un mensaje de la institución a un grupo de personas: un cambio de horario, una norma o un aviso. Weikos lo envía por correo a cada una, también a quien no tiene cuenta si su contrato tiene correo, y te deja ver a quién se le ha entregado y quién ha confirmado que lo ha leído.

Escribir y enviar un comunicado

Puedes empezar desde Comunicados (en el menú, o en la pestaña del proyecto) con Nuevo comunicado, desde Equipo con Enviar comunicado (con los filtros que tengas puestos o solo las filas marcadas) o desde la Plantilla del proyecto con el icono del avión. Para enviar, elige arriba el contrato de una sola institución.

En Destinatarios, busca una agrupación, un proyecto, una sección, un instrumento o una persona, o toca uno de los Atajos, como Todo el equipo. Los atajos se adaptan a lo que más envías.
En Ajustes: con un proyecto, elige si va a la plantilla y los refuerzos, solo a la plantilla estable o solo a los refuerzos; sin proyecto, cuentan las personas con contrato vigente hoy, y puedes cambiarlo a una temporada o a unas fechas.
En Retoques, añade o quita a alguien buscándolo. A la derecha ves siempre la lista de quién lo recibirá; la ✕ quita a una persona.
En Mensaje, escribe el asunto y el texto. Si importa que lo lean, activa Pedir confirmación de lectura. Con Recibir una copia en mi correo te llega una copia al correo de tu cuenta, con el enlace a su seguimiento; la opción recuerda lo que elegiste la última vez y no aparece si ya estás entre los destinatarios.
Elige Quién lo ve en Comunicados y la Firma: Con mi nombre o Solo la institución.
Si hace falta, adjunta archivos en Archivos adjuntos (más abajo, «Adjuntar archivos»).
En Revisar y enviar ves el correo tal como llegará. Pulsa el botón de enviar, que dice a cuántas personas se envía.

Un comunicado enviado no se puede editar ni borrar. Si alguien responde al correo, la respuesta llega a quien lo envió.

Si escribes a todo el equipo sobre un concierto, Relacionar con un proyecto, arriba del paso «Mensaje», lo liga al proyecto: el correo lo muestra y el comunicado sale en su pestaña, sin cambiar quién lo recibe. Quien lo envió puede cambiarlo después desde su ficha.

Adjuntar archivos

En el paso Mensaje, en Archivos adjuntos, arrastra los archivos o pulsa Elegir archivos. Puedes adjuntar PDF, documentos (Word, Excel, PowerPoint u OpenDocument), imágenes, audio y vídeo: hasta 10 archivos de 50 MB cada uno. Cada uno sube con su barra de progreso y se quita con la ✕; mientras alguno sube, el comunicado no se puede enviar.

El correo no lleva los archivos dentro: debajo del texto aparece el recuadro «Archivos adjuntos» con el nombre, el tamaño y un enlace a cada uno, así no pesa ni lo rechazan los buzones. Cada persona los abre desde su correo sin iniciar sesión, y abrirlos no cuenta como confirmar la lectura. El recordatorio lleva los mismos enlaces y, al duplicar el comunicado, los archivos se copian sin volver a subirlos.

En la ficha del comunicado, Archivos adjuntos te deja abrir cada archivo y te dice cuántas veces lo han descargado sus destinatarios. Cada descarga queda además en el registro de acciones, con quién la hizo.

Con Elegir de Weikos adjuntas un documento que ya está en Weikos: los de la institución y, si el comunicado es de un proyecto, sus archivos primero. Las partituras no se adjuntan así, porque tienen su propia forma de compartir. Al elegir un documento, Weikos lo cruza con los destinatarios: si alguno no tiene permiso para verlo (por ejemplo, es solo de la plantilla estable y escribes también a los refuerzos), te dice cuántos lo pueden ver y por qué, con «Ver quiénes». Quien no puede verlo no lo recibe. Si puedes editar ese documento, puedes activar Enviarlo también a quien no puede verlo. Se envía una copia: si el documento cambia después, el comunicado conserva lo que se envió.

Programar el envío

En Revisar y enviar, el icono Programar el envío de la barra de arriba te deja elegir el día y la hora a los que sale, en la hora de la institución; sale como mucho cinco minutos después. El botón pasa a decir «Programar para el …» y, encima del correo, ves cuándo saldrá con Cambiar la fecha. Si cambias de idea, Enviar al momento quita la programación.

Los destinatarios se calculan cuando sale, con lo que elegiste: lo recibe quien esté ese día en la plantilla o en el equipo. En la lista de comunicados aparece con su fecha y la etiqueta Programado. Desde su ficha puedes editarlo, Cambiar la fecha o Cancelar el envío, que lo borra porque no ha llegado a salir. Cuando sale, su ficha tiene el seguimiento de siempre.

Escribir a los asignados a una obra

En la Plantilla del proyecto, abre la pestaña de la obra y pulsa el avión, Enviar un comunicado a los asignados a esta obra. El comunicado se abre solo con quienes están asignados a esa obra; al duplicarlo, se vuelve a calcular con las asignaciones de ese día.

Escribir al equipo técnico de un proyecto

En el proyecto, abre «Equipo» y pulsa el avión, Enviar un comunicado al equipo técnico. El comunicado se abre con Equipo técnico de … y el nombre del proyecto: llega a quien está en el equipo. Si quitas ese chip con la ✕, se suma el personal técnico disponible para el proyecto que no está en el equipo, el que ves en la pantalla; Solo el equipo lo deja como estaba. Si aún no hay nadie en el equipo, se abre ya con el personal disponible y te lo dice.

Va al equipo guardado: si has cambiado el equipo, pulsa antes «Guardar». Con cambios sin guardar, el avión sale desactivado.

Quién ve los comunicados

Con Según los permisos, cada persona del equipo lo ve según el alcance de su rol: todos, los enviados por personas de sus departamentos o solo los suyos. Puedes abrirlo a todo el equipo con acceso a Comunicados, o dejarlo en Solo yo. Quien lo envió puede cambiarlo después desde su ficha.

Seguir un comunicado

En Comunicados, cada fila dice cuántos se han entregado y confirmado. Con Enviados por mí ves solo los tuyos. Pulsa uno para abrir su ficha:

Arriba, las cifras: enviados, entregados, abiertos, confirmados y no entregados.
En Seguimiento, cada persona con su estado y la hora de cada paso. Sin confirmar te dice a quién recordárselo.
En Comunicado, el correo tal como se envió.

«Abiertos» es aproximado: Gmail y Apple Mail abren los correos por su cuenta para proteger la privacidad. La única prueba de que alguien lo ha leído es su confirmación.

Clic dice quién ha pulsado algún enlace del correo: un adjunto, el cuestionario o la confirmación.
Con Descargar el seguimiento en Excel, en la barra de la ficha o en el menú ⋮ de su fila, tienes una fila por persona con su correo, el estado, la hora de cada paso, los recordatorios y por qué no le llegó.

Revisar a quién no le llegó

En el seguimiento, cada persona a la que no le llegó dice a qué correo se envió y el motivo: que la dirección no existe, que el buzón está lleno, que el dominio no existe, que el servidor de destino lo rechazó o un fallo temporal. Corregir su correo te lleva a su ficha. Una vez corregido, la fila muestra el correo nuevo y Reenviar. Al mismo correo no se reenvía, porque volvería a fallar.

Recordarlo a quien no ha confirmado

Si pediste confirmación de lectura, la ficha del comunicado tiene el botón «Recordar a quien no ha confirmado», con el número de personas. Tras pulsarlo, revisa el aviso y pulsa Enviar el recordatorio. Se envía a quien lo recibió y todavía no ha confirmado; a un correo que rebotó no se le envía.

Les llega el mismo comunicado con «Recordatorio:» delante del asunto, una línea arriba con la fecha del primer envío y el mismo botón de confirmar. Puedes recordarlo más de una vez: en Seguimiento cada persona dice cuántas veces se le ha recordado y cuándo, y arriba ves el Último recordatorio.

Descargar el comunicado en PDF

Con Descargar en PDF, en la barra de la ficha o en el menú ⋮ de su fila, tienes un justificante de lo que se comunicó: la institución, quién lo envió, cuándo y desde dónde, el comunicado tal como se envió y el seguimiento de cada persona, con la fecha y hora de entrega, apertura y confirmación. Desde el mismo menú también puedes recordarlo a quien no ha confirmado o copiar su enlace.

Duplicar un comunicado

Para enviar algo parecido a otro grupo, abre el comunicado y pulsa duplicar en la barra de arriba, o usa el menú ⋮ de su fila en la lista. Se abre un comunicado nuevo con todo lo del original (destinatarios, proyecto, asunto, texto, opciones y firma) y empieza en los destinatarios, que es lo que suele cambiar.

Arriba ves de qué comunicado parte. La lista de personas se calcula con los contratos de hoy: si no coincide con la de entonces, te dice cuántas más o menos. Si lo envías sin cambiar los destinatarios ni el texto, te pregunta antes con Enviarlo de nuevo.

Avisar de un cuestionario por correo

Un cuestionario no envía correos por su cuenta. Para avisar de uno publicado, ábrelo y envíalo con un comunicado: se abre «Nuevo comunicado» con el cuestionario dentro.

Los Destinatarios del cuestionario son los suyos. La primera vez se envía a todos; si alguien ya ha respondido, eliges entre todos y solo quienes no han respondido.
El asunto parte del título del cuestionario y el texto es opcional: debajo de la caja verás el cuestionario adjunto, que el correo lleva siempre.
El correo lleva, debajo del texto, una tarjeta con el título, hasta cuándo se puede responder y cuánto lleva («Hasta el 23/11/2026 · unos 3 min»), el aviso «Es anónimo: nadie sabrá qué has respondido.» si lo es y el botón Responder el cuestionario.
Si el cuestionario es anónimo y lo envías solo a quien no ha respondido, el comunicado no enseña la lista de personas ni su seguimiento, solo los totales: la lista revelaría quién ha respondido.
Quien tiene la app y aún no ha respondido recibe además la notificación Cuestionario pendiente, también con el recordatorio. Al tocarla, se abre el cuestionario.

Si te llega un comunicado con archivos

Debajo del texto del correo, en «Archivos adjuntos», pulsa el nombre del archivo: se abre o se descarga en el navegador, sin cuenta ni contraseña. El enlace es personal, así que es mejor no reenviarlo.

Si te piden confirmar la lectura

En el correo, pulsa Confirmo que he leído este comunicado. Se abre una página de Weikos, sin cuenta ni contraseña, donde pulsas otra vez el mismo botón. Desde ese momento, la institución sabe que lo has leído.

Si no funciona

No ves Comunicados ni el botón de enviar. Tu institución no tiene Comunicados activado, tu rol no lo permite o tienes elegido «Todos» en el selector de contrato.
No ves el comunicado de un compañero. Tu rol solo ve los de tu departamento o los tuyos, o el compañero lo dejó en «Solo yo».
Una persona sale como no entregado. El correo rebotó: revisa la dirección en su ficha o en su contrato.
No te deja adjuntar un archivo. No es de un tipo admitido, supera los 50 MB, ya hay 10 archivos o su contenido no corresponde a su formato. Guárdalo como PDF o comprímelo.
A alguien no le llegó un documento adjunto. Era un documento de Weikos que esa persona no tenía permiso para ver; la ficha dice cuántos no lo recibieron.
Alguien no aparece entre los destinatarios. No tiene correo, o su contrato no está vigente en esas fechas. La lista avisa de cuántas personas se quedan fuera.